excel的幾個小技巧

　　Excel用下拉列表快速輸入資料

如果某些單元格區域中要輸入的資料很有規律，如學歷(國小、國中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術員、助理工程師、工程師、高階工程師)等，你希望減少手工錄入的工作量，這時我們就可以設定下拉列表實現選擇輸入。具體方法為:選取需要設定下拉列表的單元格區域，單擊“資料→有效性”命令，從“資料有效性”對話方塊中選擇“設定”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設定下拉列表所需的資料序列，如“技術員、助理工程師、工程師、高階工程師”，並確保複選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可（）。這樣在輸入資料的時候，就可以單擊單元格右側的下拉箭頭選擇輸入資料，從而加快了輸入速度。

　　將WPS/Word表格轉換為Excel工作表

有時需要將WPS／Word編輯過的表格轉換成Excel工作表，可利用Excel的資料庫操作、巨集操作等功能進行分析、處理，轉換方法非常簡單:1.啟動WPS／Word，開啟WPS／Word文件，拖動滑鼠，選擇整個表格，再在“編輯”選單中選擇“複製”命令;2.啟動Excel，開啟Excel工作表，單擊目標表格位置的左上角單元格，再在“編輯”選單中選擇“貼上”命令。注:若需將老版本的WPS表格轉換為Excel工作表，應先將其用WPS97／WPS2000／WPSOffice或Word開啟，再進行轉換。

　　Excel巧妙輸入位數較多的數字

大家知道，如果向Excel中輸入位數比較多的數值（如身份證號碼），則系統會將其轉為科學計數的格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數值設定成“文字”格式。如果用命令的方法直接去設定，也可以實現，但操作很慢。其實我們在輸入這些數值時，只要在數值的前面加上一個小“'”就可以了（注意:'必須是在英文狀態下輸入）。

　　Excel快速給數字加上單位

有時我們需要給輸入的數值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實現單位的自動輸入:先將數值輸入相應的單元格中（注意:僅限於數值），然後在按住Ctrl鍵的同時，選取需要加同一單位的單元格，單擊“格式→單元格”命令，開啟“單元格格式”對話方塊（），在“數字”標籤中，選中“分類”下面的“自定義”選項，再在“型別”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵後，單位（立方米）即一次性加到相應數值的後面。

　　Excel快速輸入相同文字

有時後面需要輸入的文字前面已經輸入過了，可以採取快速複製（不是通常的`“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法來完成輸入:1.如果需要在一些連續的單元格中輸入同一文字（如“有限公司”），我們先在第一個單元格中輸入該文字，然後用“填充柄”將其複製到後續的單元格中。2.如果需要輸入的文字在同一列中前面已經輸入過，當你輸入該文字前面幾個字元時，系統會提示你，你只要直接按下Enter鍵就可以把後續文字輸入。3.如果需要輸入的文字和上一個單元格的文字相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”鍵就可以完成輸入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。4.如果多個單元格需要輸入同樣的文字，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用滑鼠點選需要輸入同樣文字的所有單元格，然後輸入該文字，再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。

　　Excel快速輸入特殊符號

有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文字，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格製作完成後，單擊“編輯→替換”命令，開啟“替換”對話方塊（），在“查詢內容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中輸入“※”，將“單元格匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換），然後按“替換”按鈕一個一個替換，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。