實用的EXCEL辦公技巧

大家經常用Excel製作表格，處理資料，怎樣才能提高工作效率呢?下面給大家介紹實用的EXCEL辦公技巧，一起來了解一下吧!

技巧1、單元格內強制換行

在單元格中某個字元後按alt+回車鍵，即可強制把游標換到下一行中。

　技巧2、鎖定標題行

選取第2行，檢視 - 凍結窗格 - 凍結首行(或選取第2行 - 凍結窗格)凍結後再向下翻看時標題行始終顯示在最上面。

　　技巧3、列印標題行

如果想在列印時每一頁都顯示標題，頁面佈局 - 列印標題 - 首端標題行：選取要顯示的行

技巧4、查詢重複值

選取資料區域 - 開始 - 條件格式 - 突出顯示單元格規則 - 重複值。

技巧5、刪除重複值

選取含重複值的單元格區域，資料 - 刪除重複值。

技巧6、快速輸入對號√

在excel中輸入符號最快的方式就是利用 alt+數字 的方式，比如輸入√，你可以：

按alt不鬆，然後按小鍵盤的數字鍵： 41420

　技巧7、萬元顯示

在一個空單元格輸入10000(建議設定數字格式和邊框) - 複製它 - 選擇性貼上 - 運算：除

　技巧8、隱藏0值

表格中的0值如果不想顯示，可以通過：檔案 - excel選項 - 高階 - 在具有零值的單元格

　技巧9、隱藏單元格所有值。

如果要隱藏單元格的值，選取該區域，右鍵 - 設定單元格格式 - 數字 - 自定義 - 右側文字框中輸入三個分號 ;;;

技巧10、單元格中輸入00001

如果在單元格中輸入以0開頭的數字，可以輸入前把格式設定成文字格式，如果想固定位數(如5位)不足用0補齊，可以：

選取該區域，右鍵 - 設定單元格格式 - 數字 - 自定義 - 右側文字框中輸入 00000

輸入1即可顯示00001

　技巧11、按月填充日期

日期所在單元格向下拖動複製後，開啟貼上列表，選取“以月填充”

技巧12、合併多個單元格內容

把列寬調整成能容易合併後字元，然後選取合併的區域 - 開始 - 填充 - 兩端對齊

　　技巧13、防止重複錄入

選取要防止重複錄入的單元格區域，資料 - 有效性 - 自定義 - 公式：

如果重複錄入，會提示錯誤並清除錄入內容

　　技巧14、公式轉數值

選取公式所在區域，複製 - 貼上 - 貼上為數值

　技巧15、小數變整數

選取數字區域，ctrl+h開啟替換視窗，查詢 .* ，替換留空 然後點全部替換即可。

　技巧16、快速插入多行

當你選取行並把游標放在右下角，按下shift鍵時，你會發現游標會變成如下圖所示形狀。

這時你可以向拖拉

你會發現你拖多少行，就會插入多少個空行。這種插入方法比選取一定數量的行再插入更加靈活。

技巧17、兩列互換

在下面的表中，選取C列，游標放在邊線處，按shift同時按下滑鼠左鍵不鬆，拖動到B列前面，當B列前出現虛線時，鬆開滑鼠左鍵即完成互換。

放在邊線

按左鍵不鬆拖動到B列前

完成

　技巧18、批量設定求和公式

選取包括黃色行列的區域，按alt 和 = (按alt鍵不鬆再按等號)即可完成求和公式的輸入。

技巧19、同時檢視一個excel檔案的兩個工作表

　　檢視 - 新建視窗

設定重排視窗

排列方式

重排後效果

　技巧20：同時修改多個工作表

按shift或ctrl鍵選取多個工作表，然後在一個表中輸入內容或修改格式，所有選中的表都會同步輸入或修改。這樣就不必逐個表修改了。

　技巧21：恢復未儲存檔案

開啟路徑：C:UsersAdministratorAppDataRoamingMicrosoftExcel ，在資料夾內會找到的未儲存檔案所在的資料夾，如下圖所示。

開啟資料夾，未儲存的檔案就找到了。開啟後另存就OK!

為什麼我測試沒有恢復成功?你是怎麼知道恢復檔案的路徑的?

先看一個介面，看過你就明白了。

檔案 - excel選項 - 儲存

技巧22、給excel檔案新增開啟密碼

excel檔案 - 資訊 - 保護工作簿 - 用密碼進行加密。

　技巧23、快速關閉所有excel檔案

按shift鍵不鬆，再點右上角關閉按鈕，可以關鍵所有開啟的`excel檔案。

　技巧24、製作下拉選單

例：如下圖所示，要求在銷售員一列設定可以選取的下拉選單。

分析：在excel裡製作下拉選單有好幾種方法，我們這裡是介紹用資料有效性設定下拉選單，

設定步驟：

步驟1：選取銷售員一列需要設定下拉選單的單元格區域(這一步不能少)，開啟資料有效性視窗(excel2003版資料選單 - 有效性，excel2007和2010版本 資料選項卡 - 資料有效性 - 資料有效性)，在視窗中的“設定”選項卡里選“序列”。

步驟2：在來源輸入框裡我們需要設定下拉選單裡要顯示的內容，有兩種設定方法。

1 直接輸入法。在來源後的框裡輸入用“,”(英文逗號)連線的字串：張一，吳漢青，劉能，將文勝，李大民

2 引用單元格的內容法。如果銷售員在單元格B4:B8區域裡，在“來源”後輸入或點框最後的摺疊按鈕選這個區域。如下圖所示。

進行如上設定後，我們就可以在銷售員一列看到下拉選單了。

技巧25、二級聯動下拉

　　例：如下圖所示，在手機列輸入或選取蘋果，型號下拉里會顯示所有蘋果手機的所有型號，如果手機列輸入三星，在型號列下拉選單顯示所有三星的型號。

手機列選蘋果：

手機列選取三星

同學們應該明白什麼是二級下拉聯動選單了，還等什麼，我們一起開始製作吧。

操作步驟：

步驟1：設定資料來源區域。就是把手機名稱和型號整理成如下圖格式備用，存放的位置隨意。

步驟2：批量定義名稱。選取手機名稱和型號區域後，開啟指定名稱視窗(excel2003版裡，插入選單 - 名稱 - 指定，07和10版 公式選項卡 - 定義的名稱組 - 根據所選內容建立)，選取視窗上的“首行”複選框。如下圖所示。

步驟3：設定資料有效性。選取型號列，開啟資料有效性視窗(開啟方法見昨天的教程)，在來源中輸入=indirect(D5)

進行如上設定後，二級聯動選單設定完成。

　技巧27、刪除空白行

選取A列區域 - ctrl+g開啟定位視窗 - 空值 - 刪除整行

　技巧28、表格只能填寫不能修改

操作步驟

步驟1：按ctrl鍵，選取所有黃色的區域，然後按ctrl+1(數字1)開啟“單元格格式”視窗，在鎖定選項卡中，去掉“鎖定”前面的勾選。

步驟2：保護工作表。excel2003版工具選單 - 保護 - 保護工作表。excel2010版審閱選項卡 - 保護工作表。

按上述步驟操作後，你試著修改黃域單元格：ok。你試著在黃色之外的區域修改或插入行/列，就會彈出如下圖所示的提示。

技巧29、文字跨列居中顯示

如果你不想合併單元格，又想讓文字跨列顯示。可以選取多列 - 右鍵設定單元格格式 - 對齊 - 水平對齊 - 跨列居中。

　技巧30、批註新增圖片

在製作產品介紹表或員工資訊表時，常需要新增產品圖片和員工照片，這時用批註插入圖片是最好的選擇。

選取批註 - 右鍵“設定批註格式” - 顏色 - 填充效果 - 圖片 -選擇圖片

選擇圖片視窗

技巧31、批量隱藏和顯示批註

開啟審閱選項卡，點選“顯示所有批註”

　技巧32、解決數字不能求和

資料匯入Excel中後居然是以文字形式存在的(數字預設是右對齊，而文字是左對齊的)，即使是重新設定單元格格式為數字也無濟於事。

下面的方法可以幫你快速轉換成可以計算的數字

選取數字區域，第一個單元格一定是包括數字的，而且單元格左上方有綠三角，選取後開啟綠三角，點轉換為數字。如下圖所示

　技巧33、隔行插入空行

　技巧34、快速調整最適合列寬

選取多行或多行，雙擊其中一列的邊線，你會發現所有行或列調整為最適合的列寬/行高。

　技巧35、快速複製公式

雙擊單元格右下角，你會發現公式已複製到表格的最後面。

　技巧36、合併單元格篩選

含合併單元格表格

如果直接篩選會出現下面的情況。(只篩選出第一條)

如果想實現正確的篩選結果，需要對錶格A列動一下手術。

第一步：複製A列到E列。

第二步：取消A列合併

第三步：選取A列，CTRL+G定位 - 空值，在編輯欄中輸入=A2,再按CTRL+Enter完成填充

第四步：複製A列，貼上成數值(公式轉換成數值)

第五步：用格式刷把E列的格式刷到A列，恢復A列的合併格式。

“手術”完成後，就可以正常篩選了