Excel伺服器下資訊管理系統研究論文

摘要：隨著社會的進步，資訊科技的快速發展，資訊管理系統的功能越來越強，對企業資訊管理水平的提高發揮了重要作用。計算機資訊科技已經是資訊管理的重要手段，特別是Excel伺服器的應用，把電子表格軟體與大資料處理系統結合起來，極大地推動了資訊管理系統的發展，提高了企業的資訊管理效率和質量，為企業的發展奠定了良好的資訊管理基礎。主要對Excel伺服器下資訊管理系統進行研究分析。

關鍵詞：Excel伺服器；資訊管理；系統

資訊管理系統是企業發展的重要組成部分，特別是在全球經濟快速發展的時代，資訊化的不斷進步，為了提高市場競爭力，促進企業的不斷進步，加強資訊管理非常關鍵。而資訊系統是否先進、科學、完善，直接影響著企業資訊管理水平的高低。Excel伺服器的推出與應用，促進了電子表格軟體整合化發展，為企業的資訊管理系統提供了一個有效的管理工具，結合企業資訊管理的實際情況，把實際所需的單據、資訊資料模板化，再加入Excel伺服器之中，從而進一步完善企業的資訊管理系統，為企業的發展的重大決策提供可靠依據。

1Excel伺服器簡述

Excel伺服器，實際上是一個資訊系統設計工具與執行平臺，是面向終端使用者的，其集成了電子表格軟體MSExcel和大型資料庫管理系統，建立起一個網路資料業務協同工作環境[1]。在這個平臺的執行中，使用者可以根據實際需要充分發揮Excel的優勢和作用，把企業的各種資料資訊設計成一定的模板，然後對工作流程進行定義，對錶間公式進行定義等，操作上簡易直觀，有效實現了使用者的資訊管理目標，而且快速構建了各種型別的資訊管理系統，從這一點來看，Excel伺服器也是一個非常實用的報表工具。一般Excel伺服器軟體由嵌入Excel的客戶端元件、填報網站、管理控制檯、資料庫、伺服器程5個部分組成。執行效率很高，有利於提高資訊管理的水平。通過應用Excel伺服器平臺，即使沒有IT專業人員，使用者也可以實現自己想要的管理資訊系統，並且能夠根據企業經營發展、業務經營的實際情況、資訊管理的目標和趨勢，對系統的功能進行隨時的調整、改變、增加，使得資訊系統真正成為企業資訊管理、發展進步的有效工具。這也是Excel伺服器得到廣泛應用的重要原因。

2系統特徵

Excel服務區作為工具與平臺，可為資訊系統提供合理、有效的框架，但並沒有對具體的業務模組進行預先設定，還應將自身的實際業務中應用的單據、表格等製成相應的模組加入至框架當中，從而構建出完整的系統。

2．1操作簡單

Excel伺服器的操作介面非常簡單、清晰，使用者在實際使用的過程中，不需要過於專業技術能力，其簡單易學，因此，Excel伺服器已經在各行各業的資訊管理得到了廣泛的應用[2]。即使企業中沒有專業的計算機技術人員，普通的員工也可以很輕鬆地進行Excel伺服器的操作，而且毫無障礙。Excel伺服器已經成為大部分企業管理人員和業務人員有效工作的軟體工具，只需要通過簡單的培訓或者自學，就可以順利地進行操作，以達到實際應用的目的。

2．2應用範圍廣

Excel伺服器軟體具有不固定性，應用非常靈活。根據企業資訊管理的具體目標，根據業務的不同種類，根據不同的實際需要，可以靈活地構建資訊平臺，是一種實用性很強的工具，不管是企業生產管理還是業務管理，或者是全方位管理，都可以按需應用。因此，應用範圍非常廣泛。

2．3安全性高、效率高

Excel伺服器以MS、SQL等作為系統資料庫，許可權管理上非常豐富，安全設定也比較健全。Excel伺服器具有大型資料庫的優勢。如：安全管理、事務管理、併發控制、高質高效等。此外，Excel伺服器上的.資料能夠儲存到資料庫中，與其他應用程式共享，同時也能夠對其他程式產生的資料進行讀取，從而完成Excel伺服器的具體報表。

2．4更新速度快

隨著社會發展速度的加快，資訊化發展的速度也在不斷髮展進步中[3]。對於Excel伺服器來說，其在實際應用上，也不是一成不變的，更需要與時俱進，不斷地進行更新，這也是其重要特徵。隨著企業的不斷變化發展，資訊資料的不斷更新，資訊管理的目標也在不斷地進行了調整，資訊管理系統也隨之不斷改進並完善。Excel伺服器更新速度較快，為了滿足企業的實際需要，其操作性越來越靈活，與資訊管理系統同步發展，不斷創新，不斷進步，具有一定的先進性。

3Excel伺服器下資訊管理系統

3．1資訊管理系統的建立,對使用者許可權進行定義

對於資訊管理系統建立來說，其基本資訊包括：建立的部門、使用者；基礎資料資訊；業務單據；與統計資料；彙總資料；查詢等。根據企業資訊管理和業務內容，建立所需的資訊管理系統。利用表間公式，完成Excel表格的設計、填寫、統一、查詢等具體工作[4]。使用者通過應用表間公式，能夠對企業業務範圍內的任何業務資料的使用許可權進行有針對性的引用。從而製作成Excel模板，一般來說，模板可以對多個表間公式進行定義。這對提高資訊管理效率，提高數據統計結果的準確性和減少工作量起到了非常大的作用。模板中主要包含表樣與填表規定，在進行設計的過程中，會將模板分為3種類型，即基礎資料、業務單據、臺賬與統計報表。在對使用者許可權進行定義的過程中，應以管理員的身份登入到系統中，選擇選單欄中的模板-新建模板，將新建模板的視窗調出，還應選取新的表單模板，將其名稱定義為客戶登記表，之後將初始的填報許可權設定為裝置組-材料員與各單元-裝置員。然後對最終查閱許可權進行設定，即為單元長、裝置員，只允許其對自己的部門進行檢視，其他人可檢視全部，還可建立相同的模板。

3．2資訊管理Web化

使用者在使用Excel伺服器的過程中，根據業務和管理的實際需要，對Excel伺服器進行模板化設計，有效的提高了工作效率，資料資訊的準確性也提高了[5]。而對於遠端辦公使用者和企業總部與子公司之間的聯絡等情況來說ESWeb系統的應用非常重要，通過應用此係統，使用者能夠根據實際需要，利用網際網路，不受時空限制，對各種報表、資料資訊，採用Excel伺服器表間公式，進行及時修改，實現了公司企業之間、子公司與母公司之間的及時交流和溝通，相關資料、表格資料的準確度提高，時效性增強，也實現了資訊管理Web化。

3．3實現了資料整合化發展

對於資訊管理系統來說，外部資訊資料非常重要。這也是提高使用者使用效率的關鍵。通過應用Excel伺服器，能夠把現存的OA、CRM、等管理資訊系統的資料進行整合化發展，Excel伺服器與這些資訊系統結合起來，從而獲得整合資料，有效提高了企業資訊管理的效率和應用價值[6]。在對資料進行錄入的過程中，主要由裝置員、單元長等專業人員將管理員製作的模板作為基礎進行填寫，其主要是利用Excel表格進行製作，還可在其中自動生成相應的函式功能。在填寫基礎資料的過程中，主要由裝置員、單元長進行，還可利用Excel表格函式中帶有的匯入功能將已有的資料表進行匯入。其中的模板應包含：（1）基礎資料型別為客戶登記表、材料表、分類表等。（2）業務單據型別為計劃表、訂單表、入庫表等。

3．4資料項定義

基於Excel伺服器下的資訊管理系統，對於一份計劃資料來說，單元格內的資料有的只能出現一次，有的可以多次出現。一般的資料就只能出現一次，重複性的資料就可以多次出現，雖然單元格的內容不一樣，但還是有一定的共同性。在應用中，具體的實現方式如下：在Excel模板上對需要定義的單一資料項區域進行選定，單機滑鼠選出定義單一資料項的內容，以左側單元格進行命名，然後對必須填寫的專案進行選擇，根據具體的標準和要求，進行建立。對於多項重複的資料項進行定義，也是同樣的程式。從而完成資料項的定義。對於一份計劃來說，部分單元格內的記錄資料僅僅能出現一次。但個別的單元格可以使記錄資料多次重複的出現。由於單一的資料項在表單中僅僅可以出現一次，但重複的資料項可在表單中被允許多次進行填寫。實現方式：在訂單的模板中將單一資料項進行定義並選取相應的區域之後，利用滑鼠右鍵單機定義單一資料項，之後左側的單元格對其進行命名，選取必須填寫的專案，還應將填寫的規範作為基礎，重新建立即可。對於重複資料項的定義方式來說，兩者的方式基本類似。但在對其進行定義的過程中，應選取資料區域可向下拓展選項。主要是因為每一份計劃中不一定都會有4條記錄項，可能還會有多條的記錄項，這便需要將資料的填寫區域向下進行拓展。

3．5資料管理

根據資訊管理的實際需要，根據企業的具體業務資料，需要建立不同的Excel模板，但是為了達到實際的效果，還需要把各個表格聯絡起來。這也是Excel伺服器的最大優勢之一。通過利用表間公式，對相應的資料項進行提取，根據已經定義好的公式，進行相關資料的準確填寫，其他資料就會自動填充到表格之中，不同表格之間的資料會進行自動匹配，完成了資料的高效管理，在當各項模板完全建立完成之後，應確保各個表單之間建立起相應的關係，這也是Excel伺服器具備最大的特徵：表間公式。利用表間公式將對應的資料項進行提取，將相關定義作為基礎填寫公式，例如填寫相應的客戶名稱，還應與客戶名稱的地址、聯絡人、聯絡電話等資料項互相對應，之後便會自動填充至表單當中。

4結語

隨著資訊化建設的進步，社會的快速發展，資訊科技水平的不斷提高，資訊管理系統也在不斷地發展與完善，對於企業發展也越來越重要，資訊管理水平的高低對於企業競爭力的提升至關重要。Excel伺服器下資訊管理系統發展越來越快，資訊管理的效率和質量得到了很大的進步，這也是資訊管理系統發展的主要趨勢，更是企業生產水平得以提高，社會經濟發展實力提升的重要表現。

參考文獻

[1]牛餘朋,曲從善,關放,元原,高慧,張琳.基於Excel伺服器的資訊系統快速開發平臺[J].電腦程式設計技巧與維護,2015,11:63-64.

[2]季元葉.基於Excel伺服器定製開發小微企業管理資訊系統[J].電腦程式設計技巧與維護,2015,19:59-61.

[3]孫偉.基於Excel伺服器的資訊管理系統[J].長沙大學學報,2015,05:54-57.

[4]孫尚敏.基於Excel伺服器的保密管理系統的設計與實現[J].無線互聯科技,2016,24:118-119.

[5]諶桂枝.淺論Excel伺服器在資訊管理中的應用[J].企業家天地下半月刊（理論版），2014,07:176-177.

[6]劉敏華，黃鐵記，盧琰.基於Excel伺服器的實驗室儀器裝置管理資訊系統的設計[J].電腦與資訊科技，2011,15：156.

作者:李國才 單位:河南護理職業學院