怎麼做好外貿單證員

外貿單證員是國際貿易的先行官。各種單證的操作實務既是外銷、貨代、報關和報檢等“四大員”的重要組成部分，也是“四大員”入門的首要條件。單證員、跟單員、物流報關員，通常是作為新手進入開始做的崗位。後期可能轉向業務員—業務主管—外貿經理。那麼怎麼做好外貿單證員呢?

細緻

這個最重要，最關鍵!

耐心

單證的工作有些煩雜，也比較單一，可能不是很有挑戰性趣味性，時間久了難免會出現厭煩的心理，這會直接影響工作狀態。

熟悉產品

這個是到一個公司一個行業首先需要了解的東西，無論是哪個崗位，都與產品有關且將貫穿整個工作。

熟悉流程

外貿流程大同小異，但各個公司內部的規定和流程可能存在明顯的差異，幾乎所有的流程都伴隨著單據，這些與你的工作息息相關。(必備技能)

熟悉單證

外貿方面會常接觸到的單證也就十多種，貫穿外貿的各個環節，針對你公司的產品和客戶/信用證的要求製作單證是最基本最主要的工作。同時還要多熟悉一下信用證的條款含義和如何體現在單據上，孟加拉、中東等地區的信用證條款非常多(軟條款也很多，多留心)

內部關係和銜接

你們公司既然專門有一個單證的崗位，似乎規模不小，那整個外貿流程就不是一個兩個人可以弄好的了，所以除了你的經理/主管外，和業務、跟單、財務直接的關係要和諧，分工和各個環節之間的銜接要明確，互相配合互相協調，這樣才能把工作做好。

外語學習

做單據的時候絕大多數是不使用漢語的，同時可能還要直接接觸到國外客戶的郵件等，所以對外語水平有一定的要求，多學習一下是必要的。

吃苦耐勞和職業道德

這個各行各業都需要，單證也許很大程度上不用像業務那樣加班，但有時工作也會比較辛苦，同時也會接觸到不少公司內部商業資訊，所以這一類的精神和道德就比較重要了。

相關部門的政策規定

外貿流程終會接觸到無數單位，海關、銀行、外管局、檢驗檢疫局、貨代、稅務局等等，包括國外的很多單位，各個國家/地區、各個單位對於單據的要求和政策法規等，儘量都做一些瞭解，對於單證製作的規範有直接的幫助。

對於業務人員要了解國際市場，同時更要了解自己企業情況和產品情況。許許多多的外貿業務人員都在問如何找客戶，其實客戶就是你自己。從自己出發審視你銷售的產品。你的產品有哪些特點，用在哪些公司、部門、裝置、產品上，做到知己知彼中的知己。

細分市場

根據過去出口經驗先劃分勢力範圍，可以用洲為標界，從中標明最大競爭者、最大貿易商、最主要市場。一步一步細分下去。當然，作為貿易人員可以選一個國家建立這樣一個體系作為情報服務的基礎。

聯絡企業

我們成為掛名活動。你必須讓你的客戶知道在中國的某個城市有一個公司在做這個產品。可以通過發傳真，發電子郵件，發名片，發產品樣本，甚至拜訪他們。這個時候要注意記錄和後續跟蹤，不能說我發了一個郵件就沒有訊息了。要持續，畢竟世界上在那個國家、在那個城市就這麼一個公司做這個產品的貿易活動。應該說一個國家都會有一個你可以找到的公司，那麼你至少也可以遇到30個貿易潛在合作的夥伴。

參加國際展覽會

外貿人員重要的市場拓展是參加國際展覽會，一方面是企業形象的宣傳，一方面是和顧客最直接的溝通。你可以直接從參展的人群中見到你的'顧客，瞭解你顧客的想法和要求，也會知道你競爭對手的情況。一個優秀的口語將為你在顧客處留下好印象。平時要積極的聯絡。一個好的外貿銷售應該會兩國以上的外語。

建立客戶檔案

擁有了你的客戶檔案後，要持續溝通，電話，傳真，郵件，聖誕賀卡，只要你持續從事這個行業，你就要想著你的客戶，要關心你的客戶，他/她的公司和家人。至少許多公司是這麼關心我的。

建立自己的信譽要說到做到

儘管你非常想達成合同，但是你知道企業不能按期生產，那麼你要告訴你的顧客，在這個定單中的數量是不能完成的，你能按時守質完成的數量是XXX。不要怕失去這個合同，失去一個合同不能比失去一個客戶對你的信任更重要。堅持原則，樹立你的企業形象。