Office2010的自動儲存和恢復功能詳述

當你在埋頭辛苦編輯Excel、Word或PPT文件的時候，如果突然發生斷電、系統崩潰、意外誤操作，這時候你一定很崩潰。下面小編將以Excel2010為例詳細闡述其中自動儲存功能的工作機理和恢復檔案的訪問方法，Word和PPT的功能與此類似，可以相形參照。

【設定方法】

首先，要讓Excel能夠自動進行後臺的定時儲存，需要在Excel選項中開啟這一功能，如下圖所示：

如上圖所示，勾選“儲存自動恢復資訊時間間隔”的複選框可以開啟“自動定時儲存”的功能，右側數值調節框中可以設定自動儲存的時間間隔，最短為1分鐘，最長為120分鐘。

下側“自動恢復檔案位置”則是自動儲存的臨時檔案存放路徑，

在Win7系統下預設為：C:Users<使用者名稱>AppDataRoamingMicrosoftExcel，

WinXP系統下則預設為：C:Documents and Settings<使用者名稱>Application DataMicrosoftExcel。

還有一個選項，名字很長“如果我沒儲存就關閉，請保留上次自動保留的版本”，這個選項關係到您的工作在意外關閉時是否仍可以找到自動儲存的備份文件，是充分享受這個自動儲存功能所帶來的好處的關鍵所在，務必勾選!

【運作機理】

自動儲存的運作機理如下：

1，要讓自動儲存起作用的文件必須是至少儲存過一次的文件(也就是硬碟中存在的文件)，如果是在程式中直接新建的空白文件，需要先儲存為硬碟中的某個文件以後才可以啟用此功能。

2，在前一次儲存(包括手動儲存或自動儲存)後，在文件發生新的修改後，系統內部的計時器開始啟動，到達指定的時間間隔後發生一次自動儲存動作。相反，如果在前一次儲存後，文件中並沒有發生過新的修改變化，則不會啟用計時器，也不會激發定時儲存的動作。

3，只有在Excel程式視窗被啟用的狀態下，計時器才會工作。假設我打開了Excel，並進行了修改，但我又切換到IE裡面去瀏覽網頁了，此時計時器將停止工作，即使過上一個小時，也不會發生自動儲存的動作。

4，在計時器工作過程之中，如果提前發生了手動存檔事件，計時器將清零停止工作。這一點很好理解，因為根據第一點，只有在前一次儲存後發生新的修改時才會開始計時器的工作，因此當進行手動儲存時，就相當於一次歸零操作，所有修改被即時儲存，沒有產生新的未儲存的修改專案。

5，在一次自動儲存事件發生過後，如果文件沒有新的編輯動作產生，計時器也不會開始工作。其原因與上面第3點相同。

【功能作用效果】

如何體現自動儲存功能正在發生作用?

在滿足前述條件，發生自動儲存的事件後，可以在Excel功能區上依次單擊“檔案”→“資訊”，開啟當前文件的資訊面板，可以在“管理版本”的區域中看到當前文件自動儲存所生成的歷史版本，例如下圖中顯示了這個文件在16:35、16:41和16:44分別發生過三次自動儲存事件，生成了三個歷史文件。這裡的三個文件的時間間隔與您所設定的自動儲存間隔並不一致，根據前面所述的運作機理可以知道，這個時間所反映的只是您的編輯動作所發生的時間與設定的'儲存間隔綜合作用的結果。

同樣在這個介面中，您可以選擇開啟和恢復某個歷史版本，也可以選擇刪除這些歷史版本。當你沒辦法使用Ctrl+Z來撤銷返回到十幾分鍾前的某個文件狀態時，可以使用這個功能恢復到某個時間點的歷史版本，對許多人來說這是一個不錯的選擇。

【臨時檔案】

自動儲存功能會產生臨時檔案，在哪裡可以找到這些臨時檔案對於發生意外以後的恢復至關重要。

那麼上圖中所謂的歷史版本檔案到底在哪裡呢?在第一張附圖中，顯示了選項設定時的檔案存放路徑，在Win7系統下預設為：C:Users<使用者名稱>AppDataRoamingMicrosoftExcel，WinXP系統下則預設為：C:Documents and Settings<使用者名稱>Application DataMicrosoftExcel。

在這個路徑下會有一個<文件檔名>+隨機數字組成的資料夾，如下圖所示。在這個資料夾裡面，每發生一次自動儲存事件，都會生成一個名為“<文件檔名>((Autosaved-隨機數字))”的檔案，有過幾次自動儲存，就會生成幾個檔案。可以看到檔案的修改時間與之前在“版本資訊”中所看到相一致。

這個資料夾中的臨時檔案可以直接用Excel開啟，開啟時會在資訊欄(編輯欄上方)顯示此文件是“自動儲存的版本”，而且是隻讀方式，在“資訊”面板中也會顯示相同資訊，如下圖所示。點選“還原”按鈕就可以把臨時檔案的內容和狀態覆蓋為此文件的最新狀態。

【意外恢復】

如果文件沒有儲存就關閉，究竟會發生些什麼?

如果在關閉Excel之前，對當前編輯的Excel文件進行了手動儲存，那麼之前所提到的臨時資料夾就會自動消失。如果在關閉的之前沒有進行手動儲存，分兩種情況進行討論：

1，關閉文件時系統詢問是否儲存時點了“否”。這個要命的“否”啊也許就會讓你一個晚上的工作白費，但是在Excel2010裡面還是有救!之前所提到那個自動儲存路徑下面以這個文件命名的資料夾還是會存在，並在其中保留著所有歷史版本。最近的一個自動儲存版本會以“<文件檔名>((Unsaved-隨機數字))”來命名。

這個時候，如果您直接開啟之前未儲存的文件，看到的就是一晚工作白乾的慘狀。不要急，依次單擊【檔案】——【資訊】，在資訊面板裡面可以看到所有歷史版本，還有最近一次的版本的補充資訊為”當我沒儲存就關閉時“，如下圖所示。點選這個版本就能讓你有地獄到天堂的感覺。

除了上面的辦法，也可以直接到前面所說的臨時資料夾裡開啟Unsaved檔案，裡面的狀態就是最近一次自動儲存時的狀態。這個檔案開啟時會在資訊欄(編輯欄上方)顯示此文件是“已恢復未儲存的檔案”，而且是隻讀方式，在“資訊”面板中也會顯示相同資訊，如下圖所示。點選“還原”按鈕就可以把臨時檔案的內容和狀態覆蓋為此文件的最新狀態。

當然，保留這些臨時檔案的前提條件是，在第一張圖的Excel選項中勾選了“如果我沒儲存就關閉，請保留上次自動保留的檔案”複選框，這個選項是預設勾選的。

2，Excel程序意外退出。這也是很常見的崩潰情況，這種情況下臨時檔案也都還是老樣子存在，並且在您直接開啟原先未儲存的文件時，會在視窗中自動出現“文件恢復”面板，在其中顯示歷史版本，您可以選擇任意一個版本進行恢復。

【其他補充】

這個版本的自動儲存功能能夠避免很多意外情況下的文件未儲存所造成的後果了，但您還是需要注意一條，千萬不要在發生錯誤以後還再點選“儲存”按鈕，一旦您按了儲存並關了文件，一切臨時檔案就全都成浮雲了。