Word的替換和轉換的組合應用

本文介紹如何巧妙利用Word的替換和轉換的組合應用，高效完成人員登記表、產品引數表等含有大量相同格式表格並需要快速彙總表格資料的工作。

最近接到的一項收集公司所有技術人員資料的工作就有這樣的要求。事先需要把用Word製作好的技術人員登記表檔案分發給大家，請大家分別填寫好後再彙總給我。我則需要把回收的上百張表格文件合併彙總成技術人員資料彙總表。該如何把這麼多相同格式的word表格按每個表格一行記錄的方式彙總生成彙總表呢？下面就以彙總技術人員登記表為例介紹一下在Word 2007中的操作方法。

彙集表格檔案

回收的技術人員登記表都是一個檔案一張表的情況，也就是說上百人就得有上百個表格文件。我們得先把所有表格彙集到同一檔案中才好彙總，這可以通過Word的插入檔案功能實現。

先把所有表格檔案集中儲存在同一資料夾中，例：D:技術人員。開啟Word2007新建一個文件，切換到“插入”選項卡，單擊“文字”區域的“物件”選擇“檔案中的文字”。在“插入檔案”視窗中開啟“D:技術人員”資料夾，按Ctrl+A鍵選中所有的技術人員登記表檔案，單擊“插入”按鈕，即可把所有檔案中的表格都彙集到當前文件中。

消除分段

由於後面的彙總操作需要以段落標記來區分各單元格資料，因此需要先通過替換消除表格內外的所有分段，以免在後面操作中出現偏差。

切換到“開始”選項卡，單擊“編輯”區域的“替換”開啟“查詢和替換”視窗。把游標定位到“查詢內容”輸入框中，單擊“更多”按鈕展開高階選項，再單擊“特殊字元”按鈕選擇“段落標記”輸入查詢內容^p。替換為則輸入@@，單擊“全部替換”按鈕，把所有段落標記替換成@@。現在文件中的所有分段已經消失。

在此，只替換成@@而不刪除是為了在進行彙總以後還可以通過替換恢復單元格中的分段。此外，替換用的@@也可以換成其他文字內容，但要確保這文字在所有表格中都不會出現，這樣後面恢復分段時才不會出錯。轉換成文字

Word 2007雖然有提供表格轉文字功能，但它一次只能對一個表格進行轉換。像這樣需要把上百張表格全部轉換成文字，直接用表格轉文字非累死不可。解決的方法其實很簡單，只要先把所有表格和文字轉換成一個巢狀表格，就可以一起轉換成文字了。

先按Ctrl+A鍵全選所有文字和表格，單擊“插入”選項卡的“表格”選擇“文字轉換成表格”。在“將文字轉換成表格”視窗中“文字分隔位置”下選中“段落標記”單選項，確定完成轉換。馬上切換到“表格選項”的“佈局”選項卡，單擊“資料”區域的'“轉換為文字”，在“將表格轉換成文字”視窗中選中“段落標記”單選項和“轉換巢狀表格”複選項，確定完成轉換。現在可以看到表格中每一單元格的資料都獨佔了一行，空單元格也會佔一行，還有表格外的內容也獨佔了一行。由於各單元格資料的對齊方式不同，轉換後文本有的在中間有的在左邊，這不影響後面操作。

生成彙總表格

彙總操作需要很大的頁面寬度來顯示，因此得先單擊“頁面佈局”選項卡下的“紙張大小”選擇“其他頁面大小”，在“頁面設定”視窗中設定寬度為最大值55.87釐米。若提示超出列印區域時請單擊“忽略”按鈕。

現在按Ctrl+A鍵全選所有文字，單擊“插入”選項卡的“表格”選擇“文字轉換成表格”。在“將文字轉換成表格”視窗中輸入列數為23、自動調整操作選擇“根據內容調整表格”、文字分隔位置選擇“段落標記”，確定完成轉換。現在已經可以看到每張表格的資料獨佔一行的資料彙總表了。

接下來只要去除無關列再整理一下就行了。先單擊把輸入游標定位到第1列中，單擊“表格工具”“佈局”選項卡中的“刪除列”刪除第1列。重複這一步把彙總表中不需要的2、4、6、8等列逐一刪除，並重新調整列寬和對齊方式。接著單擊“開始”選項卡的“替換”，查詢@@替換成^p，以恢復單元格中的原有分段。然後選中第一行右擊選擇“插入行”在最前面插入一個空行，並在其中輸入標題文字。在第1個單元格標題前回車可以在表格上插入空行，並輸入表格總標題。最後重新設定好紙張尺寸，再把當前檔案儲存為“技術人員彙總表”就大功告成了。

注：轉換時設定的列數23是根據轉換成文字後單張表格全部資料所佔的段落數來的。你可在轉換成彙總表操作前先選中第一張表格的全部文字(包括總標題)，單擊一下Word視窗下狀態列左側的“字數”，在“字數統計”視窗中即可看到選中內容的段落數。<