2015全國計算機二級考試access複習重點：使用嚮導建立報表

建立報表最簡單的方法是使用嚮導。在報表嚮導中，需要選擇在報表中出現的資訊，並從多種格式中選擇一種格式以確定報表外觀。與自動報表嚮導不同的是，使用者可以用報表嚮導選擇希望在報表中看到的指定欄位，這些欄位可來自多個表和查詢，嚮導最終會按照使用者選擇的佈局和格式，建立報表。

新建報表：

選擇表和欄位

按學分分組：

按課程ID排序：

選擇報表佈局：

選擇報表樣式：

確定報表標題：

執行報表結果：

　　3. 自動建立報表及圖表嚮導

⑴ 自動建立報表

報表嚮導提供的自動建立報表有兩種格式：一種是縱欄式，另一種是表格式。

⑵ 自動建立圖表

如果需要將資料以圖表的形式表示出來，使其更加直觀，就可使用圖表嚮導建立報表。圖表嚮導功能強大，提供了幾十種圖表形式供使用者選擇。

新建報表嚮導，選擇圖表嚮導，和資料來源表：

選擇圖表資料所在欄位：

選擇圖表的型別：

指定圖表的佈局：

指定圖表的標題：

執行圖形報表，得到結果圖：

　　4. 標籤嚮導

標籤嚮導的功能強大，它不但支援標準型號的標籤，也支援自定義標籤的建立。

　　5. 使用報表設計檢視

下面介紹如何利用工具箱進行簡單的報表建立。以羅斯文資料的【產品】資料表為例，建立報表。

啟動【新建報表】：

報表設計工作區如下：

⑴ 向報表工作區新增控制元件：

報表中的每一個物件，都稱為之為控制元件，控制元件分為三種：

繫結控制元件 繫結控制元件與表字段繫結在一起。在向繫結控制元件輸入值時，Access 自動更新當前記錄中的表字段值。大多數允許輸入資訊的控制元件都是繫結控制元件。繫結控制元件可以與大多數資料型別捆綁在一起，包括文字、日期、數值、是/否、圖片、備註欄位。

非繫結控制元件 非繫結控制元件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控制元件用於顯示文字、把值傳遞給巨集、直線和矩形、存放沒有儲存在表中但儲存窗體或報表的OLE物件。

計算控制元件 計算控制元件是建立在表示式(如函式和計算)基礎之上的。計算控制元件也是非繫結控制元件，它不能更新欄位值。

使用者可以在設計檢視中對控制元件進行如下操作：

通過滑鼠拖動建立新控制元件、移動控制元件。

通過按Del鍵刪除控制元件。

啟用控制元件物件，拖動控制元件的邊界調整控制元件大小。

利用屬性對話方塊改變控制元件屬性。

通過格式化改變控制元件外觀，可以運用邊框、粗體等效果。

對控制元件增加邊框和陰影等效果。

向報表中新增非繫結控制元件，可通過從【工具箱】中選擇相應的控制元件，拖動到報表上即可。

向報表中新增繫結控制元件是一項重要工作，這類控制元件主要是文字框，它與欄位列表中的欄位相結合來顯示資料。

在報表中建立計算控制元件時，可使用以下兩種方法：如果控制元件是文字框，可以直接在控制元件中輸入計算表示式。另，不管控制元件是不是文字框，都可以使用表示式生成器來建立表示式。

使用表示式生成器建立計算控制元件的操作步驟如下：

在設計檢視中開啟報表。

建立或選定一個非繫結的【文字框】。

單擊【報表設計】工具欄中的【屬性】。

開啟屬性對話方塊中的【資料】標籤，並單擊【控制元件來源】。

單擊表示式生成器按鈕，彈出【表示式生成器】。

單擊“=”按鈕，並單擊相應的計算按鈕。

雙擊計算中使用的一個或多個欄位。

輸入表示式中的其他數值，然後【確定】。

⑵ 控制元件的更改和設定

更改控制元件的方法通常有兩種：即在窗體內直接修改或利用屬性視窗進行修改。

⑶ 在報表中新增節

為了使報表更易於理解，可將報表分成若干節，在報表上以不同的間隔顯示資訊。預設空白報表有3個節：“頁面頁首”、“主體”、“頁面頁尾”，選擇【檢視】|【報表頁首/頁尾】，可增加兩個節：“報表頁首”、“報表頁尾”。

報表的節也具有屬性，不過比報表的其他控制元件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設定節的顏色;但所有其他的屬性，必須使用節的屬性對話方塊進行設定。要開啟節的屬性對話方塊，可以雙擊節中任意空白區域、節的邊線或節選擇器。

⑷ 屬性設定

除了可以移動控制元件的位置和改變控制元件的.尺寸外，還可以通過屬性對話方塊設定控制元件的其屬性。方法是右擊需要進行屬性設定的控制元件，在彈出的快捷選單中選擇屬性。

⑸ 儲存報表

在對報表進行修改後，單擊工具欄中的【儲存】，就會彈出【另存為】對話方塊。在文字框中輸入報表名稱，然後單擊【確定】按鈕，就可以儲存報表。

　　6. 用報表設計檢視建立報表

下面通過例項說明設計報表的步驟：

⑴ 開啟相應資料庫，新建報表，選擇【設計檢視】、選擇【訂單】表。

⑵ 新增相應欄位到報表設計主體區內。

⑶ 新增頁面頁首和頁面頁尾

其中頁面頁尾的文字框內容由屬性視窗和表示式生成器生成。

⑷ 儲存執行得到結果

　　7. 報表屬性

下面是報表的屬性視窗，該對話方塊有五個選項卡，分別是：【格式】、【資料】、【事件】、【其他】、【全部】。

如果沒有用設計檢視開啟報表，而是選中一個報表後，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會彈出另外一種報表屬性對話方塊。

　　8. 使用報表快照

Access 2003 提供了一種稱為報表快照的新型報表。它是一個具有副檔名的獨立檔案，包含Access 2003 報表所有頁的備份。這個備份包括高保真圖形、圖示和圖片並儲存報表的顏色和二維版面。報表快照的優點是，不需要照相複製和郵寄印製版本，接收者就能線上預覽並只打印他們所需要的頁面。

為了檢視、列印或郵寄一個報表快照，使用者需要安裝“快照取景器”程式，它是一個獨立的執行程式，它提供了自己的控制元件、幫助檔案和相關檔案。在預設情況下，當用戶第一次建立一個報表快照時，Access 2003就自動安裝了“快照取景器”。