華天動力OA辦公系統的中庸之道

華天動力認為，在企業的辦公管理上，OA辦公系統堪稱是一位精通中庸之道的高手。

為什麼這麼說呢?

企業管理有兩個基本的目標，一個是高效，另一個是規範。高效就是速度快，效率高，執行力強。規範就是不要壞了規矩，亂了套路，讓管理陷入混亂。

每個管理者都希望自己的團隊辦公既高效、又規範，這是一種完美的境界。可事實上，往往是顧得了高效，丟了規範;而得到了規範，又丟了高效。

比如，一個大客戶突然打電話給業務員，要採購一大批貨物，下午3點前就要一份報價單和供貨合同，客戶要對比幾家供應商的報價和商務條款，然後馬上會決定從哪裡採購。

根據公司的規定，大型專案給客戶製作的報價單，必須經過部門主管、生產部、專案部、財務部、副總經理的審批，才能正式遞交給客戶。這個流程下來，少則一兩天，多則三四天。

時間不夠用啊，怎麼辦呢?

如果業務員拿著報價單和合同依次去找這些部門和領導稽核，肯定是來不及的'，因為有的部門沒在一起辦公，而且有的領導還出差了。不能按時遞交報價單和合同，那這筆業務自然也就沒了。

如果業務員做好報價單和合同，給部門主管看一下就傳送給客戶，那是來得及的。但沒有經過其他部門和領導的稽核，一旦出了問題怎麼辦呢?誰也不敢承擔這個責任。

顯然，規範和效率之間出現了矛盾，這怎麼取捨呢?筆者也沒有什麼好辦法，只能靠業務員自己腦洞大開，隨機應變了。但願他不要經常遇到這種情況。

而有了OA辦公系統的幫忙，這件事就會好辦多了。

業務員先做好報價單和合同，然後在OA辦公系統上點選“合同審批”的流程，填上內容，傳送，OK了。

接下來會怎麼樣?OA辦公系統會根據這個業務員所在的部門，自動將表單發給他的部門主管稽核。部門主管稽核完成後，系統又將表單依次發給生產部、專案部、財務部、副總經理。

過了兩個小時，業務員開啟OA辦公系統中“我的申請”這個視窗，看看流程走到哪裡了，哈，正在副總經理那裡呢。對了，副總出差了，業務員正想打給電話給副總，突然想起系統有手機簡訊提醒的功能，副總是可以及時看到的，現在一定是在忙。

與此同時，副總在外地，兩個小時前已經看到手機上收到一個合同審批單待批。當和使用者的老總會談完畢後，馬上在手機上開啟這個審批單，原來是一個大專案，他做了幾點指示，就通過了審批。

就這樣，業務員用兩個多小時的時間，完成了全部審批流程，2點55分，他順利將報價單和合同傳送給客戶。他的高效率和高質量給客戶留下了很好的印象，最後如願以償的獲得了訂單。

華天動力認為，OA辦公系統的模板化流程，保證了工作的規範性，它的無紙化流轉，又保證了工作的高效率。因此，OA辦公系統在規範和效率之間找到了最佳平衡點，不會讓企業顧此失彼，保證了管理和辦公的有效性。