行政文祕職責
一、協助辦公室主管做好日常行政事務。
二、負責文書工作,包括各類檔案的起草、列印、收發、傳閱和歸檔工作。
三、協助做好社群文化建設工作,搞好對外宣傳和公共關係。
四、做好會議記錄和整理並及時分發至各部門。保證會議室使用前後整潔。
五、接聽電話,做好記錄。負責辦公室裝置的使用及保養。
六、負責人員的檔案的建立和管理工作,及時將有關資料歸檔。
七、統計製作部門人員的考勤、排班表。
八、負責員工福利、辦公用品等的發放工作。
九、完成領導交辦的其他工作。
行政文祕職責21、統籌部門日常文書起草、行政事務、公文運轉等各項工作;
2、能夠結合上級要求,撰寫各類工作報告及會議記錄。
3、對公司管理戰略及年度目標、指導、管理方案、會議決議、重大事項等完成情況進行檢查與督辦。
4、及時處理公司領導、各部門及專案之間的工作聯絡,做好上傳下達及記錄。
行政文祕職責31.負責一般的行政公文、行政活動、會議等相關檔案的撰寫校對工作,行政領導發言檔案的起草;
2.協助上級領導進行會議事務的準備,行政工作會議的會議記錄以及會議紀要的起草工作;
3.負責督促各項行政工作的落實情況,並將情況及時反映給上級領導;
4.負責來訪客人或者單位的接待工作;
5.負責行政相關檔案的整理與歸檔;
6.負責進行各部門之間的溝通協調工作。
行政祕書應具備的能力
1.具備良好的文字功底,可以起草各類行政檔案;
2.具備企業行政管理、檔案管理方面的知識和經驗;
3.具備公關禮儀知識,可以協助領導合理安排會議以及客人接待工作;
4.具備較強的溝通協調力;
5.具備良好的計劃和執行能力;
6.工作認真、積極主動。
行政祕書任職條件1.文祕、中文相關專業大專以上學歷;
2.具備1年以上相關工作經驗,參加過相關檔案管理、文書寫作方面的工作經驗;
3.具備行政管理、文祕工作的相關知識以及能力;
4.具備良好的溝通協調能力;
5.具有高度的工作熱情,工作認真負責。
行政祕書職業發展行政祕書屬於文祕和內勤的角色,可以朝著行政助理、行政經理的方向發展。具備專業的行政和文祕工作知識,具備一定的管理經驗,祕書與領導的接觸比較頻繁,工作優秀可以得到領導的賞識,對於行政祕書的發展很有利。
行政文祕職責4(1)負責公司各類檔案及外來檔案的收集、發放、存檔、借閱工作。
(2)負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要。
(3)負責做好計算機打字、影印等行政工作。
(4)負責公司辦公裝置的管理,計算機、傳真機、電話機、影印機的具體使用和登記,名片印製等工作。
(5)負責公司郵件和報刊的收娶分發工作。
(6)負責公司電話的接線工作。
第一,對來往電話撥接準確及時、聲音清晰、態度和藹,恰當使用禮貌用語。
第二,對未能聯絡上的記錄在案並及時轉告。
第三,對緊急電話設法接通,未接通著速報行政部經理處理。
(7)負責低值易耗辦公用品的發放、使用登記和離職時的繳回。
(8)負責各類辦公用品的倉庫保管,每月清點,年終盤存統計,做到入庫有驗收、出庫有手續,保證賬實相符。
(9)按標準定額,做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續工作,做到既不脫檔又不長期積存。
(10)完成各項勤雜、採購工作。
(11)負責公司的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督,保證舒適良好的工作氛圍。
(12)完成行政部經理臨時交辦的其他任務。
行政文祕職責51.配合部門經理,草擬公司的會議紀要、領導講話、計劃總結等工作。
2.協助公司辦文工作,包括檔案催辦、撰稿、印發等。
3.協助公司重大會議的組織安排及會議決策事項的督辦。
4.領導交辦的其他工作。
行政文祕職責6職責一:醫院行政祕書工作職責
一、在院辦主任的領導下,草擬醫院綜合性工作計劃、總結報告、通知、請示、申請、通告等行政檔案;負責行政會議記錄,起草會議紀要等;負責初審以醫院名義發出的文稿,把好文字關。
二、協助辦公室主任主持院辦日常行政工作;負責印鑑工作,開具介紹信和有關證明;處理信訪工作。
三、負責醫院行政檔案的收發登記、轉遞傳閱、立卷歸檔工作;詳細登記、及時處理上報的檔案;負責院內檔案的傳送和有關聯絡通知事宜;負責行政科的考勤登記和各種津貼的領發。
四、安排使用會議室,負責行政科辦公用品的補充購置、保管、請領;接待參觀來訪人員。負責院長的院內外聯絡工作,為院長的各項活動做好準備。
五、負責領導交辦的其它工作。
職責二:醫院行政祕書工作職責
1、負責全院(包括辦公室)的工作計劃、總結、簡報、請示報告、彙報材料、大事記,以及各項規章制度的起草工作。
2、負責做好各種會議:院長辦公室、職工大會、表彰大會,以及院長臨時召集會議的通知、簽到、記錄等工作。
3、認真做好人民群眾來信來訪、參觀以及上級機關來院檢查指導工作的接待。
4、認真做好院總值班的排班、檢查值班記錄,以及夜班費的領取發放工作。
5、認真做好印章的管理和使用工作。
6、做好檔案、資料列印、校對、裝訂、等級分發工作。
7、積極完成院領導、辦公室負責人臨時交辦的工作。
職責三:醫院行政祕書工作職責
1、處理院長辦公室日常文案;
2、專案進度跟蹤、協調協助院長辦公室處理好醫院日常管理工作事務;
3、監督執行院長下達各部門的工作任務;
4、跟蹤醫院經營目標達成情況,提供分析意見及改進建議;
5、協助院部辦公室主任協調下屬部門之間的關係;
6、協助院部辦公室主任做好與外單位聯絡協調、等其他的具體工作;
7、完成院部辦公室主任安排的其他工作任務。
行政文祕職責71、協助上級起草、修改和稽核公司內部各項規章制度、通知、內部官網新聞公告、公眾號推文等檔案,以及領導各類講話稿;
2、稽核公司對外各類檔案,反饋修改意見;
3、稽核各部門相關通知檔案,並在辦公系統進行釋出;
4、統籌集團相關年度、季度、月度會務工作,做好會議紀要,下發,並監督完成進度,向上級彙報;
5、負責歸檔整理各類規章制度、通知檔案等,建立冊,方便查閱;
6、完成領導臨時交辦的其他任務。
行政文祕職責8一、接聽前臺電話
1、前臺任意一臺電話機在鈴聲響起三聲之內接起電話,即使是你正在接聽一個電話。
2、做好前臺電話的轉接工作,有人需要轉接到總經理辦公室、財務室時需要與總經理、財務相關人員溝通好後方可接入。
3、出現電話沒有辦法轉接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名,方便公司員工與他取得聯絡。
二、 接待好來公司拜訪的客戶
1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機做一個初步檢查方可將機器交到維修員手中並告知此機器的詳細故障後維修員再進行詳細檢測,在維修員給顧客檢測時可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關新產品。
2、在接待上門下載客戶時做好客戶下載登記,多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產品,留下客戶的重要資訊資料。
3、來公司洽談業務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此專案的相關負責人洽談相關業務,管理制度《行政文員的工作職責》。
4、一次性接待顧客三個以上時可以叫維修員幫忙接待上門維修客戶。
5、認真接待每一位顧客,做好公司的形象視窗。
三、及時處理與列印公司相關文件資料
1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時打櫻
2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。
3、公司有員工調動是及時出示調動通並及時更改公司的通訊錄。
4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場部的電子報表與批條按照合理的格式通過印表機打印出來交給財務。
5、及時整理電腦中的文件資料,合理歸檔。
四、 考勤的製作
1、文員在每日早晨做好考勤的嚴格把關。
2、每月月初將上個月的考勤用電子表格製作出來,在製作過程中注意請假、轉正人員及已滿週年人員的詳細標註。
五、人事處理
1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證影印件一起存檔放入檔案庫中。
2、新員工在入職後要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。
3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書並及時發放離職員工通知告之公司所有部門同事。
4、員工離職後均有一份離職書儲存在公司檔案資料。
六、 後勤處理
1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。
2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的採購。
5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。
6、及時處理好客戶的投訴問題。
七、與維修部的緊密合作,及時收取維修費用並將維修費用上交到公司財務。
八、業務部客戶資料的入檔
1、每天早上到公司提醒業務員及時整理昨天的工作日記,在業務員整理完畢之後輸入到電腦電子檔案之中,分企業與客戶電子檔案兩份資料進行輸入。
2、業務員沒有及時填寫的要向他的上級反應要求及時補加功課。
九、協助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。
十、熟悉公司每一個品牌、每一個型號的下載工作。
人事文員的工作職責
協助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。
辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、檔案報紙收發)工作職責:
1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文祕、資訊、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記,並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 接受其他臨時性工作。
13. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
14. 社會保險的投保、申領。
15. 統計每月考勤並交財務做帳,留底。
16. 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
1、人事管理工作:招聘、辭退手續,人員培訓等。
2、人事事務處理,員工檔案編檔與管理有序化。
3、辦公室工作:文件打英收發傳真,日常考勤。
行政人事文員崗位職責
行政人事部文員在行政人事部經理領導下工作,對行政人事部經理負責。履行以下職責:
一、負責公司文字印刷、檔案收發、資料整理、印章的使用和保管。
二、負責辦理員工的進廠、請假、調動、辭工離廠手續;員工檔案資料建立。
三、全面負責員工考勤工作。
四、負責員工的就醫和簡單醫療應急處理。
五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的採購申請、質量驗收、發放、登記、管理。
六、外來客人的接待和服務。
七、外來電話、傳真的接聽(受)、記錄、傳達(送)。
八、影印機、傳真機的管理和使用。
九、公司內部其它事務性工作。
十、領導交辦的其它工作
總經理助理的工作職責:
1、起草公司工作計劃總結,並作好公司重要會議記錄;
2、起草、存檔整理總經理簽發檔案;
3、公司管理制度、規章制度,網頁設計方案書、合同書,公司總體執行配合;
4、接聽電話、妥當應答,並做好電話記錄;
5、掌握總經理的日程安排做好預約工作,安排商務旅行;
6、完成總經理或綜合管理部經理交辦的其他工作;
7、根據公司發展的要求制定人力資源戰略;
8、設計並完善公司人力資源結構;
9、完成公司人力資源的日常招聘工作;
10、完善公司績效考核制度。
行政文員的主要工作職責有:
1、新進員工入廠手續辦理及個人檔案的`建立。
2、勞動合同 、暫住證、工傷保險 資料的登入、整理。
3、核對並輸入加班單,並統計彙總,每月分發至各單位核對。
4、聯絡單及各類檔案的列印 。
5、考勤卡的更換。
6、空白表單的管理。
7、影印 機影印登記、影印紙 領用及機器加油,日常保養等。
8、傳真登記、傳真及傳真機日常保養。
9、承辦上級臨時交付的事項。
行政文祕職責9一、及時處理與列印公司相關文件資料
1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時打櫻
2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。
3、公司有員工調動是及時出示調動通知並及時更改公司的通訊錄。
4、及時整理電腦中的文件資料,合理歸檔。
二、考勤的製作
1、文祕在每日早晨做好考勤的嚴格把關。
2、每月月初將上個月的考勤用電子表格製作出來,在製作過程中注意請假、轉正人員及已滿週年人員的詳細標註。
三、人事處理
1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證影印件一起存檔放入檔案庫中。
2、新員工在入職後要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。
3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書並及時發放離職員工通知告之公司所有部門同事。
4、員工離職後均有一份離職書儲存在公司檔案資料。
四、後勤處理
1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。
2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的採購。
5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。
6、及時處理好客戶的投訴問題。
五、與跟單部署的緊密合作,及時收快遞費用單並將快遞費用單上交到公司財務。
六、跟單部客戶資料的入檔
職責四:行政文祕崗位職責行政文祕職責101.負責總裁辦日常事務的跟進,工作函件處理,進行日程安排;
2.協助做好高階客戶的維護和管理工作;
3.協助總裁辦準備與起草各類所需檔案資料;
4.協助總裁辦對外商務工作安排,維護對外政企部門及重要客戶關係;
5.完成上級領導交付的其他臨時性工作,並及時彙報各項工作進展、結果,監督落實。
行政文祕職責111、負責國內外客戶的接待,會議室的安排及預約管理;
2、企業固定資產的管理和辦公環境維護,每月庫存檔點以及文具採購;
3、員工活動的策劃與執行,員工團建活動、月度生日會、年會及總結大會的策劃管理;
4、協助董事長日常行程的管理,包括行程提醒、會議場地預定、客戶接待和會議紀要等。
行政文祕職責121、負責學校內、外部文書處理:負責集團學校相關資料檔案的接收、裝訂、傳閱、送籤;負責集團學校內的影印、傳真、列印等工作。
2、協助辦公室主任進行相關會議的組織,並做好記錄:負責會議的記錄和整理;負責會議場所的安排與佈置;負責會議的服務工作及相關活動的安排;負責會議相關資料的編印。
3、協助辦公室主任做好學校的接待工作:協助辦公室主任負責學校來訪人員的接待,包括外事活動的組織、接待、翻譯工作;協助辦公室主任負責學校相關公共關係的建立和保持。
4、協助辦公室主任做好其它各項工作:協助辦公室主任做好學校印籤的使用與管理,並做好用印的登記,以備查。
5、協助檔案管理員做好檔案管理工作。
6、完成辦公室主任交辦的其它各項工作。
行政文祕職責131、負責辦公室的文祕、資訊、機要
2、負責起草村委檔案材料等;
3、做好會議紀要,負責公文的分送;
4、負責密件的收發和儲存工作;做好辦公室檔案收集、整理工作;
5、引導、接待村委來訪賓客;
6、完成上級交辦的其他工作。
行政文祕職責141、負責各種檔案,報告,材料,講話的撰寫,編制工作計劃和工作總結,做好各級來文、來電、函件的登記、傳閱、催辦、落實,稽核各學校的重要文、電、函。
2、負責瞭解各學校工作動態,掌握學校主要活動情況,協調各部門業務,為學校領導決策提供意見和資訊。
3、建立學校人事檔案、業務檔案、技術資料的登記及編存管理體系,做好學校各種檔案、公章、合同、介紹信和證照的管理和使用,做好保密工作。
4、負責對上級、企業、政府等主管部門的聯絡。做好學校各級來賓的接待和禮儀安排。
5、做好各種會議的籌備,通知、安排,記錄和會場佈置,會議記錄,會議紀要有關材料的撰寫。
6、負責與各級媒體進行聯絡,做好學校廣告宣傳的策劃、撰寫、釋出和監督,搞好企業文化建設,做好各種文化體育活動的策劃,組織和實施。
7、負責辦公用物資供應計劃,組織物品的採購工作,做好物品進、出、存統計核算工作。保管學校的各種資料,物品,做好統計工作。
8、完成學校領導交辦的其它工作任務。
行政文祕職責151.負責公司各中心,區域,策劃、實施公司對外的各項接待工作,簡歷公司的良好形象,與有關部門、企業進行良好的溝通及關係維護;
2.參與公司的重要接待及接待宴會、會議管理、會議安排等;
3.負責公司對外宣傳,接待禮品、後勤管理等;
4.公司領導的工作任務;