如何用Word軟體製作常用公文?

如何用Word軟體製作常用公文?

說到辦公文祕這個課程，大家都會想到Word這個文件，那麼對於這個Word軟體，你是否已經很深入的瞭解了呢？而且，如何用Word軟體來製作常用公文呢?

第一步，進入Word介面

第二步，頁面設定

從“檔案”欄中單擊“頁面設定”，彈出選項，在“頁邊距”欄中選擇“上：37mm;下：35mm;左：28mm;右：26mm”。

在“紙張”欄中選擇“紙型：A4;寬度：210mm;高度：297mm”。在“版式”欄選擇“奇偶頁不同：√;頁首：15mm;頁尾：28mm”

第三步，發文字號

如果是下行文，則將游標移至頁面103mm位置(在word介面的下面顯示有“位置：X X”字樣，游標上下移動，“位置”資料會跟著變化)，用3號仿宋輸入內容居中即可;如果是上行文，則將游標移至頁面158mm位置，左空1字用3號仿宋輸入發文字號，然後右空1字用3號仿宋輸入“簽發人”加全形冒號，後用3號楷體輸入簽發人姓名;如果是平行文，則將游標移至55 mm處，對齊頁面右邊輸入發文字號。下行文、上行文、平行文(函)發文字號位置是由《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》的規定決定的，公文用紙為A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。因發文字號位於發文機關標識下空2行位置(按3號仿宋字高度約為20mm)，加之下行文和上行文要留出天頭37mm，下行文發文機關標識距版心上邊緣25 mm(上行文為80 mm)，發文機關標識高度21mm(高限22mm)，故下行文發文字號的.位置應為37+25+21+20=103mm處，上行文發文字號的位置應為37+80+21+20=158mm處;而平行文(函)按規定發文機關上邊緣距上頁邊30mm，發文機關標識高度21mm，發文機關標識下邊緣4mm處有武文線(上粗下細)，故平行文(函)發文字號的位置應為30+21+4=55mm處。

第四步，標題

在發文字號後空兩行位置用2號小標宋簡體字輸入內容，並進行段落調整。可選定標題後，點選滑鼠右鍵，彈出對話方塊，單擊“段落”，再彈出一個對話方塊，選擇“行距：固定值;設定值：40磅”(即以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行)。

第五步，主送機關

標題後下空一行位置頂格，用3號仿宋字輸入主送機關內容。如果主送機關不止一行則第二行同樣頂格。

第六步，正文

在主送機關下一行空2個字位置，用3號仿宋輸入正文內容。

第七步，附件

公文如有附件，則在正文之後空一行並空2個字位置用3號仿宋字標識附件，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼。

如“附件：1.X X X X”。附件名稱後不用標點符號。裝訂在正文中的附件還應在左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，這裡的“附件”後不能用冒號。

第八步，成文日期。

在附件後(無附件則在正文後)空3行位置(如果是辦公室檔案則空2行即可)輸入成文日期，但須右空4個字。可採用插入辦法，單擊word“插入”，選擇並點選“日期和時間”，彈出對話方塊，選擇“語言：中文(中國);可用格式：二〇〇六年X月X日”。

第九步，附註

在成文日期下一行空2字位置，用3號仿宋輸入附註內容，同時將附註內容用小括號“()”括上。如回覆提案、議案、人大代表建議，以及請求等，需採用附註方式標註聯絡人及聯絡電話，中間空1個字但不用標點符號。

第十步，正文段落調整

將全部正文選定，用調整標題行距的辦法進行正文段落調整，但正文的設定值為28磅(即以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行)。

第十一步，印刷版記

位於公文的最後，且在最後一頁的底端。首先用3號黑體輸入“主題詞”，並加全形冒號，然後用3號小標宋簡體輸入詞目，每個詞目間空1個字的位置。在主題詞下一行左空1個字位置用3號仿宋輸入“抄送”，後加全形冒號，然後輸入抄送單位，抄送單位之間用逗號隔開，最後用句號結束，如果抄送單位不只一行，則對齊第一個抄送單位的位置排列。

在抄送機關下一行空1字位置用3號仿宋輸入印發機關;在同一行右空1字用3號仿宋輸入阿拉伯印刷日期。每項內容之間用反線隔開，最後一項內容下面同時要加上反線，反線的長度同版心寬度。

第十二步，設定頁碼

首先從“插入”欄中單項擊“頁碼”，彈出選項，選擇“位置：頁面底端;首頁顯示頁碼：√”。然後，單擊“格式”，彈出“頁碼格式”對話方塊，在“數字格式”欄選擇“- 1 -”格式。最後，雙擊顯示的頁碼，選定後選4號白體字，同時，將奇數頁右空1個字的位置，將偶數頁左空1個字的位置。

還要注意一點，在每個對話方塊結束之後須點選“確定”，否則選項無效。