文祕工作制度範本2017

文祕是隨著科學經濟高速發展，資訊傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產生的一門新興現代科學管理專業。那麼辦公室文祕一般有什麼規章制度呢?下面跟yjbys小編一起來看看吧!

　　行文簽發制度

縣委公文處理及簽發程式嚴格執行《中國共產黨機關公文處理條例》、《中共四川省機關公文處理實施細則》以及《縣委工作規則》的相關規定。

1、以縣委名義制發的涉及全域性工作的重要檔案，須經縣委全委會或縣委常委會討論通過，由縣委書記簽發。

2、以縣委名義制發的涉及某一方面工作的檔案，由分管常委簽發。

3、經縣委常委會討論決定的任免、提名、推薦重要幹部的檔案，由分管常委簽發。

4、以縣委辦公室名義制發的檔案，涉及某一方面工作的檔案由分管常委簽發;政策性強、涉及面廣的檔案，經分管常委稽核後，由縣委書記簽發。

5、黨政聯合行文，由縣委有關部門起草的，經縣委辦公室核稿，轉縣政府會籤後，再由縣委辦公室辦理;由縣政府有關部門起草的，經縣政府辦公室核稿，縣政府領導審籤後轉縣委辦公室辦理。

6、縣委常委會紀要由縣委辦負責起草，經分管副書記稽核後送書記審定簽發。

　　檔案簽收登記制度

一、單位所有檔案(除領導親啟的外)均由機要室收發員登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要檔案除外)。在簽收和拆封時，收發員需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯檔案的文號。

三、收發員拆封和簽發後應及時附上檔案處理傳閱單，須將標題(檔案摘要)、發文字號、來文單位、件數、收文時間等逐項進行登記，編號，保管。

四、本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人儲存，如工作需要借閱的可按有關規定影印或借用。

　　檔案登記分發制度

一、檔案收發、登記、呈送由專人負責。凡正式檔案均須均辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱籤後，由收發員作好登記後分送領導和承辦部門閱辦，其他人員不得隨意處理公文。

二、一般禮儀性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同各單位聯絡後再分轉處理。

三、為加速檔案運轉，收發員應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應一一加以註明，按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

四、分發檔案要準確、及時。分發檔案人員要熟悉單位機構設定、職責範圍及領導同志的分工，遇到疑難或重大問題不能解決時，要及時請示分管領導。(並及時掌握變化情況)。重要檔案或急件要及時呈送領導(或分管領導)閱批後分送承辦部門閱辦，以免壓誤，並在左上角標上緊急標籤。特急檔案，除催促經辦單位及時處理外，應向分管領導報告。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

五、誤分的檔案，應及時退回分文單位，不能壓著不退不辦。

　　檔案複製彙編制度

一、檔案的複製。影印密級檔案，必須有嚴格的審批、登記制度，並指定專人管理。絕密級公文和發文部門規定不准翻印的公文，不得自行復印。因工作需要翻印或影印上級機關發給的密級檔案，須經檔案制發機關同意。經批准同意翻印或影印的檔案，翻印件和影印件上要標明翻印、影印機關的名稱。翻印、複製的檔案按正式檔案一樣嚴格進行管理，不得任意擴大閱讀範圍，要嚴格控制影印數量。嚴禁將密級檔案拿到社會上營業性的影印場所影印。

二、檔案的彙編。彙編上級機關的祕密級以上檔案需向上級機關寫出書面請示，並附上彙編檔案的目錄，經發文機關批覆授權後方可彙編。經批准彙編的檔案，彙編本應按編入檔案的最高密級標註密級，並按機要檔案進行管理。彙編檔案只發組織，不發個人。

　　檔案擬辦閱籤管理制度

一、市以上檔案由保密辦負責送主任批閱。領導有批示意見的，按批示意見辦理。有催辦查辦任務的，由縣委、縣政府督查辦負責。

二、各類電報由機要局負責送主任閱批，並負責傳閱。領導人有批示意見的，送有關領導或部門辦理。

三、縣委、縣委辦檔案，按正常渠道分發，做到迅速及時，不出現漏發、誤發問題。

四、鄉鎮和縣直部門發來的檔案，由祕書綜合科辦理，屬需要書記閱批的報告、請示等，先送主任閱處;屬發給書記的信件按程式送書記辦公室;一般資料性文稿，除寫明各科室收的其餘都交分管文字的主任閱批。

五、從事內收發的文祕崗位人員負責縣委領導各類檔案的傳閱工作;綜合祕書崗位負責辦公室正副主任、掛靠單位領導的檔案傳閱工作。

六、及時將黨中央、國務院，省委、政府，市委、市政府，縣級機關、各鄉鎮檔案登記造冊按領導排名依次送各位領導傳閱。

七、緊急檔案及時登記、及時傳閱，保證檔案的時效性。絕密、機密、祕密檔案按傳閱範圍登記造冊，專卷傳閱。

八、檔案傳閱要履行簽字手續，送出檔案要登記，退回檔案要銷號。領導與領導之間檔案不得橫傳，不得將資料夾內的檔案隨意抽出或丟失。每個傳閱卷每人閱文時間原則上不超過兩天，閱後的檔案要及時交回綜合祕書崗位銷號，閱件人要自覺遵守保密紀律，嚴防失洩密事件的.發生。

九、文祕崗位相關人員對傳閱完畢的檔案要及時清點、核對，妥善保管。做好中央、省、市檔案年終清退時的準備工作;做好有查考利用價值檔案的平時歸卷工作;做好年終檔案的銷燬準備工作。

　　檔案分類傳閱制度

一、為做好檔案的傳閱管理工作，按照有關規定，結合我辦實際，特制定本制度。

二、辦公室收到各類檔案後，由機要室收發人員在做好檔案的收發、分類、編號、登記工作後，認真填寫收文處理單，附在所傳檔案上，送辦公室主任或副主任提出擬辦意見。

三、根據領導的批示，對需傳閱的檔案分類別傳閱，領導批示需具體部門、個人承辦的檔案要及時送閱承辦人。需要影印的檔案，由辦公室統一辦理，同時通知相關部門傳閱或影印送閱，任何人不得在檔案傳閱過程中擅自複製或損毀檔案和資料。

四、凡經領導批准，需傳閱的檔案，由辦公室派專人具體負責檔案傳閱整個過程的服務管理工作，不得任意擴大傳閱範圍。

五、凡涉密檔案的傳閱，均應嚴格遵照有關保密規定具體辦理。閱辦單位一般應於當日把閱示檔案返回機要室，特殊情況須辦理借閱手續。

六、送閱檔案要及時、準確、迅速，急件急送，檔案傳閱完畢，應及時收回、清點註冊、整理歸檔。

　　立卷歸檔制度

立卷歸檔工作是文書處理過程的最後環節，是檔案工作的基礎，為了使案卷更好的利用，發揮其作用，便於管理和查詢，特作如下規定：

一、歸檔時間：

各部門要在每年12月份報文字材料和電子文件，移交本機關檔案人員。

二、歸檔要求：

1、凡是本機關在貫徹執行黨的路線、方針、政策和年度工作活動中形成的各類檔案材料和電子文件都應歸檔立卷。

2、歸檔的檔案材料(原件、修改件、正式件等)和電子文件，應保持它們之間的歷史聯絡，並根據其性質區分儲存價值，分類整理，確定保管期限立卷。案卷標題簡明確切，以便保管和利用。

3、具有永久和長期保管價值的案卷內“備考表”必須按要求填寫。

4、對需要歸檔的案卷，在裝訂時必須認真檢查。圓珠筆、鉛筆、複寫紙的材料一律不得歸卷，有者必須用鋼筆重新抄寫或影印。裝訂做到結實、整齊、美觀，便於長久保管。

5、每年的檔案材料和電子文件，要在第二年的四月末前裝訂成冊。

　　檔案員崗位責任制

一、負責國家、省、市、縣各單位的各種檔案分發、傳遞、搞好年存檔檔案的歸檔立卷工作。

二、收發檔案要做到及時、準確、安全，對各類檔案及時處理，急件隨到隨辦，做到當日檔案當日發出。

三、對每件收發檔案要認真分類登記，馬上送辦公室主任手中，對領導的批示、批覆，一般要在當天或第二天轉送有關部門承辦，對返回的檔案要妥善保管，年終立卷做到一件不缺。

四、要協助領導搞好保密檢查，做好保密宣傳。

五、半年核對一次檔案，以免丟失，檔案借閱要認真簽字。

六、有計劃的搶救歷史檔案，使檔案工作逐步實現規範化、科學化、制度化。

七、負責接收財務檔案，科技檔案的編目和管理工作。

八、平時注意收集、整理檔案材料，為年末裝訂打下基礎。

九、對案卷進行認真分類登記入冊，並隨時記載借閱利用情況。

十、及時為機關、為領導提供利用檔案資料，做到查詢迅速、準確。

十一、熱情接待來檔案室查詢檔案的同志、並且對查檔人進行保密宣傳。

十二、做好縣委辦的資料、刊物的登記。

　　檔案借閱查閱管理制度

為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

一、本辦公室檔案原則上僅供本單位借閱查閱利用，不得外借。

二、本單位各部門借閱查閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱查閱管理標準辦理借閱查閱手續。借閱查閱檔案檔案，需首先填寫借閱查閱登記表，履行批准手續，方能借閱查閱。外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。

三、借閱查閱時需由檔案員按指定內容查出，借閱查閱人不準隨意翻閱案卷。借閱查閱檔案應在閱覽室內進行，不準將檔案帶出檔案室，不得刪改、塗寫、拆損案卷、拍照等。特殊情況需借出的，需經主管領導批准，但借出時間不得超過一週，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

四、絕密、機密、祕密檔案借閱查閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

五、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不準借出。

六、影印檔案資料，必須經主管領導批准。摘抄、影印檔案資料不準外傳和翻印。凡私自抄錄、拍攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》追究責任。

　　檔案的清退銷燬制度

1.辦公室祕書對承辦的公文應抓緊催辦，機要室應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告，積極設法追查和補救。如遺失密件，還要及時向保密部門報告。

2.幹部調動工作或離退休時，必須將承辦、借用的檔案等清理退還，個人不得帶走。

3.銷燬檔案分為紙面檔案銷燬和電子檔案銷燬兩類。

4.對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

5.銷燬密級公文必須逐一登記，任何個人不得私自銷燬祕密公文。

6.經稽核同意銷燬的檔案，由單位主管領導批准簽字後，方可銷燬。銷燬公文必須實行二人現場監銷。應由辦公室機要室收發員和指定的專人，在分管領導及縣保密局的共同監督下到指定地點銷燬。電子類檔案刪除後必須清空回收站。在銷燬過程中，應禁止無關人員介入，不得失落、遺漏。

7.嚴禁向廢品收購等部門出售內部檔案、內行刊物和內部資料和其他涉密物品。

　　資訊報送制度

1.要緊緊圍繞縣委的工作中心，及時為各級黨委和領導決策提供參考依據和資訊服務;資訊工作人員要認真學習政策理論和業務知識，不斷提高業務水平，增強資訊敏感性。

2.必須遵循真實性、時效性、全面性和保密性的原則。一般動態性資訊，力求當日發生當日報送;緊急重要資訊，必須在請示有關領導後，在規定的時間內報省、市委辦公廳，並及時續報事態進展、措施、原因、後果等;每季度要報送一次反映全縣社情民意的綜合材料。

3.資訊的撰寫要力求選題準確，立意新穎，語言簡潔，層次明晰。資訊的校核要嚴肅認真，從語言、文字、思想、內容到數字、標點、格式、引文等都要確保無誤。

4.嚴格資訊簽發制度。上報常規性資訊由分管副主任稽核簽發，分管副主任外出時，委託其他副主任代簽;上報緊急重要資訊(包括涉及縣內工作問題的新聞、調研文章或其他“問題資訊”)必須由主任甚至分管縣領導、縣主要領導稽核簽發。下發資訊在印發前必須經分管副主任審閱，重要的必須經辦公室主任審閱。

5.資訊傳遞要快速、高效。上報資訊在簽發後從專網當日上報。加急和特急資訊要隨編隨發。《鹽邊資訊》編印後，由文祕直接分送縣委領導。

6.做好節假日期間的資訊值班工作。對節假日期間發生的緊急重要資訊，要立即向縣委和辦公室領導彙報，經同意後，以“特提”電報的形式報送省、市委辦公廳值班室。

7.辦公室實行全員報送資訊制度。辦公室各主任和所有文祕人員都參與資訊報送工作，承擔資訊報送任務。

8.資訊會商制度。每月月初對上月資訊報送和採用情況進行通報，研究近期資訊工作，確定重點和方向。

9.責任量化制度。把資訊報送和採用任務分解到人，人人頭上有指標，個個肩上有擔子。

10.考核獎懲制度。根據報送採用任務完成情況，按照資訊工作獎懲辦法，每半年對鄉鎮、部門和辦公室內部的資訊工作進行考核，兌現獎勵，通報後進，調動工作積極性。

11.約稿制度。加強與市委辦公室的銜接溝通，掌握資訊需求動向。每月月初下發資訊要點，根據需要隨時調整確定資訊要點，要求鄉鎮、部門和單位在限定時間內整理上報，為辦公室提供第一手材料。

12.資訊調研製度。加大資訊調研力度，變零敲碎打為深入調研，注重綜合調研資訊的採寫編髮，定期開展資訊調研活動，及時為黨委決策提供有情況、有分析、有建議的調研資訊。

13.檔案制度。辦公室確定專人對上報資訊、下發資訊和《鹽邊資訊》歸檔登記，負責管理，不斷提高資訊工作規範化、標準化水平。

　　重大緊急情況報告制度

一、辦公室主任、副主任及各股室(班)負責人對辦公室承辦的緊急重大情況的處置和報告負責，並督促值班人員或資訊部門認真做好向領導和上級部門的緊急重大情況報送工作。

二、緊急重大情況和事件主要包括：

(一)由於人為因素引發的重大危害國家和人民群眾的安全、破壞社會穩定、影響較大的事件;

(二)民族、宗教、邊界糾紛;

(三)金融擠兌、國有企業下崗職工安置、工資和養老金髮放、農民負擔過重等問題引發的群體性上訪、請願、罷工、罷市和非法集會、遊行等重大情況和事件;

(四)各種生產事故、交通事故等重大安全事故;

(五)爆炸、搶劫、盜竊、凶殺、故意縱火等重大刑事案件;

(六)火災、水災、地震等各種重大自然災害和各種疫情;

(七)其他可能影響社會穩定、危害人民生命財產安全的情況。

三、縣委必須向市委報告的緊急重大情況的具體內容和標準是：

(一)縣所在地城市3級以上有感地震，其他地區5級以上，直接經濟損失100萬元以上的破壞性地震;

(二)一次死亡3人以上或死亡、重傷累計。10人以上或直接經濟損失50萬元以上的特大道路交通事故;

(三)一次死亡2人、重傷6人以上或直接經濟損失100萬元以上的火災等自然災害;

(四)一次死亡2人、重傷6人以上或直接經濟損失50萬元以上的重大責任事故、重特大治安災害事故、生產事故或涉及10人以上的重大中毒事故;

(五)一次死亡2人以上或重傷5人以上的重特大刑事案件;

(六)30人以上有可能到市委、市政府上訪的，10人以上有可能到省委政府上訪的，或特殊人物、影響面大的上訪事件，當地發生的參與集會人數可能在100人以上的，有暴力傾向或可能誘發暴力行為的事件;

(七)參與人數在100人以上或人數雖少，但造成工廠停工、學校停課和城市交通堵塞的群體性的事件;

(八)各種重大疫情;

(九)其它各類重要情況。

四、凡有緊急重大情況發生，各股、局、室、班及值班人員在及時妥善做好處置工作的同時，必須及時、準確地先向辦公室主任和辦公室分管領導報告，根據辦公室領導要求及時處理。不得遲報、漏報、瞞報。一般情況下，應在2小時以內將有關情況形成材料按規定程式上報，最遲不得超過24小時，超過規定時限的視為遲報。特殊情況下，可先電話報告主要，晴況，再書面報告詳情，並根據事態進展和處理情況，隨時續報，直至事情處理完畢。

五、對緊急重大情況的報送要視不同情況，及時請示縣委有關領導後確定報送程式、範圍和形式。