Word辦公軟體最實用的42個技巧盤點

一直以來，Microsoft Office Word 都是最流行的文書處理程式。Word 提供了許多易於使用的文件建立工具，同時也提供了豐富的功能集供建立複雜的文件使用。以下yjbys小編為大家分享一些Word辦公軟體最實用的技巧，希望可以幫助大家學習!

1、在Word中標註漢語拼音

在輸入中文時可能會需要在文字上面標註拼音，最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來輸入，然後通過調整字型的大小和行距等來排版。但這樣往往會造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個問題也不難。按如下步驟操作即可：先選擇需標註拼音的文字，然後執行“格式”下拉選單中的“中文版式”子選單中的“拼音指南”命令，接著在各文字相對應的方框中輸入拼音。最後單擊“確定”按鈕完成拼音的標註。

2、給跨頁的表格自動新增表頭

如果你在Word中製作的表格有多頁，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭，這時，可按以下步驟進行操作：選定第一頁的表頭(表頭有多行時要選定多行)，在“表格”選單上單擊“標題行重複”。

3、取消自作聰明的超級連結

當我們在Word檔案中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級連結，只要在檔案的網址上按一下，就可以啟動IE進入鍵入的網址或給輸入的信箱發信。但是，有時候我們並不需要這樣的功能，就會覺得這種功能有些礙手礙腳了。

如何取消這種功能呢?在Word中選擇“工具”→“自動更正”，先單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，將“internet及網路路徑替換為超級連結”項前的對勾取消。

再單擊“自動套用格式”選項卡，將“internet及網路路徑替換為超級連結”項前的對勾取消。

再單擊“確定”，以後再輸入網址，就不會轉化為超連結了。

4、實現Word個性模板

用Word建立的檔案預設頁面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時由於工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須開啟“頁面設定”對話方塊進行設定，同時，Word中預設生成的文件檔案是不自動縮排的，必須使用手工調整它們的縮排，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板檔案功能可以設定Word的預設頁面大小和自動縮排，從而實現個性模板。

①進入WordXP的模板資料夾，在Windows 9x和Windows Me下為CWindowsApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為CDocuments and Settings使用者名稱Application DataMicrosoftTemplates資料夾下(此資料夾為隱藏資料夾，你必須對資料夾選項進行設定才能夠進入，詳見Windows手冊)，你會看到在此資料夾中有一個檔案，此檔案就是Word的預設模板檔案。雙擊它，系統就會自動呼叫WordXP開啟它。

②單擊“檔案”→“頁面設定”，調出頁面設定對話方塊，將頁面大小及上下左右邊距設定自己所需的值，如圖5所示。筆者經常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來檢視文章不太方便，所以把寬度設定小了一些，為15釐米，高度不變，仍為24釐米。

③單擊“格式”→“段落”，在段落設定對話方塊中選擇“縮排和間距”標籤，點選“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮排”，並設定度量值為0.7釐米(相當於兩個漢字字元)，即設定每段自動縮排兩格(中國人用中文的特色)。

④單擊“檔案”→“儲存”命令，選擇儲存型別為文件模板檔案，由於此時原模板已經啟動，所以無法直接儲存為檔案。在此，筆者將它儲存為檔案。

⑤再次進入C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下，這時會看到兩個模板檔案和。選中檔案(老模板檔案)，按下F2鍵，選擇“重新命名”，將它重新命名為檔案，按照此法再將新的模板檔案重新命名為檔案。

⑥上面的製作步驟完成後，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖示或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設定來進行檔案處理了。

5、巧用“稿紙”格式

在Word2000中，使用者可以利用“稿紙嚮導”生成稿紙格式的文件。可是，如何生成“小字本”格式的文件呢?問題的關鍵在於掌握稿紙格式的製作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪製並插入“頁首”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手：

①左擊“檔案/新建”選單項，選擇“稿紙嚮導”，生成20×20的稿紙文件;

②左擊“檢視/頁首和頁尾”選單項;

③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇物件”按鈕;

④右擊“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令;

⑤拖動方格列，排成31×20的“小字本”格式;

⑥左擊“檔案/頁面設定”，選擇“文件網格”卡;

⑦將每頁行數設定為31後確定;

⑧關閉“頁首/頁尾”即可。

6、搶救Word檔案有妙招

你是否遇到過這樣的事情：用Word工作了很長時間，寫了許多文字，但是檔案還沒有來得及存檔，卻突然遇到停電或宕機，此時的你是否有欲哭無淚的感覺?唉，這就叫“天有不測風雲”。不過，不要擔心，我有辦法。下面是具體的操作方法：

①首先按選單“工具”，再按“選項”;

②接著找出Word自動記錄檔案的位置：按一下“檔案位置”標籤，點選“自動恢復檔案”，再按一下“更改”按鈕。

③利用快捷鍵的技巧，將檔案位置給複製起來：拖曳選取“資料夾名稱”，按下組合鍵Ctrl+C(複製)，再點選一下“取消”按鈕回到Word下。

注意：如果你的Word不太穩定，常讓你做無用功，乾脆把這個資料夾另外指定一個名稱，往後找起來會更方便。

④開啟資源管理器，尋找這個資料夾的位置，按一下組合鍵Ctrl+V(貼上)。

⑤Word會自動把來不及存檔的檔案“寄放”在這裡，如果此處有一個以上的檔案，你可以從日期上判定哪一個才你是想要的檔案。從“修改日期”這裡可以看出檔案的存檔日期。在檔案上連按兩下滑鼠左鍵，就能直接打開了。到這兒，你的檔案就重新“活”了。

7、Word中取消文字錄入過程中的自動編號

可執行選單“工具/自動更正”命令，在開啟的“自動更正”對話方塊中，切換到“鍵入時自動套用格式”選項卡，然後取消選擇“自動編號列表”複選框中的複選標誌，然後單擊“確定”按鈕完成即可。

8、在Word中設定上下標註

首先選中需要做上標文字，然後按下組合鍵Ctrl+Shift+“+”就可將文字設為上標，再按一次又恢復到原始狀態;按Ctrl+“+”可以將文字設為下標，再按一次也恢復到原始狀態。

9、 word每行字距離不一樣，行距調了沒用

選擇文字，點選右鍵，再“段落”中設定段前距和段後距設定為0，行距設為單倍行距。

如果還不行，設定頁面格式，在最後的一個對話方塊中選擇無網格型別。

10、Word中方便快捷選擇字型號

為了達到快速選擇字型的目的，將常用字型以按鈕形式設定在工具欄上。首先在中文Word2000選單中選擇“工具欄選項中的“自定義命令，進入“自定義編輯“介面，然後在“自定義編輯“介面中選擇命令卡，並移動游標條到類別欄中的“字型項“，在“字型項“有字型，此時就可以通過使用滑鼠直接將相應的字型拖曳到工具欄上，直到將需要的字型都設定到工具欄中。

11、隱藏圖形來加速螢幕滾動

如果覺得螢幕滾動得太慢，則請按如下方法操作：在頁面檢視中單擊“工具”選單中的“選項”命令，然後單擊“檢視”選項卡;選中“圖片框”複選框，可隱藏以嵌入方式(直接在插入點插入至文字的圖片)插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。清除“圖形”複選框上的選中標記，可以隱藏以浮動方式匯入的圖片(即位於圖形層並可根據需要精確地放置在頁面上的、還可置於文字和其他物件之前或之後的圖片)和用繪圖工具建立的物件，如自選圖形等。

12、取消後臺列印加快速度

後臺列印方式雖然可以使操作人員在列印文件時能夠繼續在中文Word2000中進行操作，但這種列印方式卻同時佔用了大量記憶體，以至於影響了中文Word2000的列印速度。為了將後臺列印方式取消，可以從“工具”選單中選擇“選項”項，然後再選擇“列印”選項卡，最後將“後臺列印”複選框失效即可。

13、用重複執行命令加快操作

通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達到重複執行相應命令的目的，如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統即會進入“格式刷”的設定狀態，然後我們就可以重複利用它快速地為整篇文件定義相同的格式了;再如，當我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之後，系統即會將圖形處理方式暫時定義為“矩形”或“橢圓形”，此時使用者就可以連續繪製多個不同的“矩形”或“橢圓形”、而無需任何停頓，執行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕並實現重複執行目的之後，若須取消重複執行功能，只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。

14、用超級連結快速切換

超級連結是指一個計算機文件(頁面)的特定區域能引入其它文件或程式。它帶有顏色和下滑線的文字或圖形，如果單擊，就會跳轉至某個檔案或檔案中的某個位置，或者跳轉到全球廣域網或Intranet上的某個HTML頁。此外，超級連結還可以指向新聞群組、Gopher、Telnet和FTP站點。滑鼠放在超級連結上會變成手形，點選後即可切換。Word2000中也有相類似的超級連結功能，可將文件中的文字、影象等與本機硬碟或因特網上所設定的相關資訊連結起來。

開一個文件，選擇要作為超級連結顯示的文字;

單擊“插入”選單中的“超級連結”選項彈出對話方塊。在“連結到檔案或URL”中輸入待連結文件(目標文件)的路徑。此路徑可以是Internet地址(URL)或本機硬碟上的文件;

按“確定”按鈕，就完成了一個超級連結的建立。

15、快速改變快捷鍵

同時按下Ctrl+Alt+“+”(其中引號中的“+”為數字鍵盤上的加號鍵)三鍵，這時游標會變成一個奇怪的形狀，而且當你移動時游標位置不變。

將這個變異的游標移動到選單上或工具欄上，左鍵單擊你想指定的選單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出“自定義鍵盤”對話方塊，進入“請按新快捷鍵”選項。按下新的快捷鍵以後，文字框中會顯示你的快捷鍵組合注意：最好用Shift+Alt+Key(鍵盤上的任意鍵)的組合，因為這樣的組合在Word中最少被用到，以免重複。此外輸入組合鍵時要同時按下，否則Word不予承認。在“當前捷徑”文字框裡選中要刪除的捷徑，然後單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。

16、快速排列圖形

圖形的操作如果您想在一篇文件中使圖形獲得滿意的效果，比如將幾個圖形排列得非常整齊，可能需要費一番工夫，但是下面的方法能夠使您非常容易地完成這項工作。

首先通過按Shift鍵並依次單擊想對齊的每一個圖形來選中它們。然後單擊繪圖工具條上的“繪圖”按鈕，選取彈出式選單中的“對齊或分佈”選項，並選擇一種對齊或分佈的方法。