高校辦公自動化建設存在的問題及其必要性
我國正在進行的高等教育體制改革以及新的辦學模式的出現，對高校辦公室工作提出了新的要求。下面YJBYS小編為大家搜尋整理了關於高校辦公自動化建設存在的問題及其必要性，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關資訊請持續關注我們應屆畢業生培訓網!
辦公自動化系統是20世紀80年代初期隨著微型計算機技術和計算機局域網路技術的發展而興起的一門資訊處理系統分支。目前，辦公自動化的概念和意識已廣泛地被各類辦公人員所接受，辦公自動化系統已深入到現代社會的各個角落，它的出現正改變著傳統的事務性辦公業務，改變著人們的觀念。隨著技術的進步，辦公自動化系統的功能和內涵也在不斷地發展和完善，為未來資訊化的社會提供一個高效迅速甚至智慧化的辦公環境。
一、辦公自動化系統OA的定義與作用
辦公自動化系統OA是OFFICE AUTO-MATION的縮寫，本意為利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的自動化處理。狹義的辦公自動化限於文字編輯和處理、文件管理和檢索等事務;廣義辦公自動化是建立在管理資訊系統(Management In-formation system簡稱為MIS)基礎上，其辦公業務包括有決策支援系統(Decision Sup-port system)功能。OA軟體可解決規範單位的日常管理、增加單位的可控性、提高單位企業運轉的效率的基本問題，範圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種資訊的溝通與傳遞。可以概括的說，OA軟體跨越了單位具體的業務範疇，更集中關注於單位企業日常辦公的效率和可控性，是單位企業提高整體運轉能力不可缺少的軟體工具。
二、我國辦公自動化發展現狀
進入20世紀90年代中期以後，由於國內經濟的飛速發展引發市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優化，這一切導致政府和企業對辦公自動化產品的需求快速增長，辦公自動化開始進入一個快速發展的階段。國內專門從事軟體開發的公司也逐漸成長起來，並專門為政府和企業訂做辦公自動化系統。由於這些系統是根據使用者的具體需求開發的，需要功能比較完善，並能較好地滿足使用者的實際需要。但這是一個巨大而低效的OA市場，具體表現在投資大、效果不明顯;水平低、重複建設多;硬體投入多、軟體投入少;模擬手工作業增加管理負擔等。因為開發商水平參差不齊，開發隊伍組隊模式不合理、缺乏開發辦公自動化產品的經驗、使用者缺乏對辦公自動化產品的認識等;部分軟體產品質量不高，不顧中國企業的運作特點照搬國外技術，使得實施困難;對OA的理解起點不高，導致OA系統與其他系統整合度差;使用者使用水平低，又不願花太多的精力投入培訓;售後服務不到位;定做開發又會因使用者需求變化要對軟體進行不斷的修改維護。到最後，整個軟體的效能和可使用性都大大降低，沒有耐性的企業索性廢棄掉從而導致專案失敗。
從技術來看，普遍存在如下缺點:為使用者考慮的少，軟體的柔性構造功能差。當前很多OA軟體過分強調了軟體之間功能的橫向對比，為使用者考慮的實際功能比較少，結果導致軟體大而全，真正為使用者接受的功能模組很少。另一方面軟體的模組複用性很差，直接影響了軟體的柔性構造功能，當用戶的需求改變時，哪怕是輕微的改變，都需要開發商來解決，從而影響了使用者的使用效率，對開發商也是一個極大的負擔。
對於高校而言，校際之間的競爭就意味著內部治理體制和工作效率之間的競爭。隨著學校規模的擴大，假如人員之間、各部門之間的資訊傳遞仍然停留在原來的有紙化傳送的基礎上，這種就勢必導致低效落後，影響各部門間的資訊流通效率，有必要建立安全、高效的辦公自動化系統。通過對辦公自動化系統的研究，把握其發展方向和趨勢，構建高效的辦公環境。隨著資訊科技的不斷髮展和理論研究的不斷深入，各種新的辦公自動化系統設計方案的出現必將對辦公自動化的實施與推廣起巨大的推動作用，辦公自動化系統必將獲得更廣泛的應用前景。
三、高校辦公自動化建設存在的問題
1.辦公人員意識問題。表現在對使用辦公自動化的必要性認識不同，對傳統的辦公辦公方式仍然有較強的依賴性，一部分領導還對使用辦公自動化系統實現辦公無紙化的前景心存疑慮。許多領導對辦公自動化理解不深，認為所謂的辦公自動化就是在辦公過程中使用先進技術和裝置，目的只是要提高工作效率。實際上，使用辦公自動化提高管理層的決策效能更加重要。各高校應該加大媒體的宣傳力度，為校領導開設網路和辦公自動化使用課程，提高其對辦公自動化的認識。沒有各級領導的積極支援和推動，辦公自動化建設過程中的任何環節都可能出現巨大阻力。校領導的支援和參與對辦公自動化建設的起步與完成都具有決定性的作用。
2.資金投入問題。辦公自動化建設是一項資金投入較多的系統工程，從開發到成型再到完善都需要經過一個長期的過程。在這個過程中，網路建設、硬體購置需要資金，網路的維護、軟體的開發以及系統的推廣等都需要資金。許多高校礙於自身財政狀況，對於辦公自動化建設的資金投入大大縮水，嚴重影響辦公自動化建設質量。各個高校應著眼於學校的長遠發展，儘量保證辦公自動化建設過程各個階段的資金需求。有些學校還設立了專項資金，有效地保證了學校資訊化建設的順利進行。
3.系統安全問題。辦公自動化系統建設需要建立校園區域網，各個部門的電腦都需要入網。對於高校的辦公自動化系統，其傳輸、處理、儲存的大部分資訊都具有極高的保密性，有些還是國家有關部門下發的高度機密檔案。由於辦公自動化系統與Internet直接相連，一旦學校自動化系統遭到病毒或黑客攻擊，必然會造成比較嚴重的後果，網路系統的安全性是不容忽視的`。調查顯示，少數高校的校園網建立較早，己經滿足不了學校發展的需要，安全性也缺乏保障，還需要進行網路升級和改造。各高校可根據自身校園網路的實際情況採取措施保證其安全性，如統一要求各部門電腦安裝防病毒軟體、對重要資訊的傳輸採用加密技術、建立學校內部網路系統以便在物理上與外部網路系統隔絕等。
4.公章的有效性問題。公章的有效性對紙質公文而言，印章是公文生效的標誌，在實現辦公室工作自動化後，印章的權威性及電子印章和紙質印章的協調性問題成為急需解決的重要問題。由於電子印章通過技術裝置手段而形成，也就易通過技術裝置手段而竊取，使電子印章的安全性要差得多。如果使用電子印章就要增加投資，就涉及到相關裝置如印表機的改造，有可能由於資金原因而使許多單位無法或推遲實行辦公自動化。
四、高校辦公自動化建設的必要性
1.多校區辦學模式的需要。隨著上個世紀卯年代以來全國高校合併風潮的出現，以及為解決高等教育擴大招生的要求、尋求新的辦學空間而風生水起的異地辦學，使全國大多數高校都出現了多校區並存、遠距離教學的新的辦學模式。在高校多校區辦學情況下，為節約管理成本，提高工作效率，就迫使高校辦公室改變傳統的以手工為主的工作方式轉而採用高效率、高質量的自動化辦公系統。高校辦公室的任務是及時、準確地向校領導提供資訊，進行決策參考。行政決策的資訊的及時性、準確性，是決策正確與否的關鍵。校園網與DnE團肛刃相連，可以利用網際網路進行異地辦公，及時、準確地將各校區的資訊、甚至國內外資訊反映到領導處，既節約時間，又節約了管理成本。
2.與兄弟院校、國際社會聯絡日益密切的需要。隨著資訊社會的建設和發展，各兄弟院校之間，國內高校與港、澳、臺、國外其它學校之間的交流日益增多。隨著社會參與辦學的力度越來越大，學校教育與社會需求之間的相互適應和相互調整，都使高校工作效率，對社會和其它高校的資訊能做到及時接收和有效反饋。這無疑也需要高校辦公室工作實現自動化。
3.提高辦公室工作效率。辦公室工作內容繁雜，包括公文收發、起草、歸檔、查詢，會議安排，領導日程的安排，信訪，資訊收集上報，對外交流，接待等。辦公室作為學校的綜合管理部門，負責與各院系、兄弟院校進行聯絡、溝通，資訊量大，事務繁雜，其工作質量和速度受辦公室工作人員素質的限制。實行高校辦公室工作自動化，可以將大部分事務性工作採用資訊化方式，進行程式化管理，提高工作效率。
4.辦公自動化自身優越性的需要。高校辦公室實行辦公自動化有利於事務處理資訊化、諮詢決策的智慧化和指揮排程的現代化。事務處理資訊化是辦公自動化的初級階段，也是一個重要環節，主要是指發揮計算機書寫快速、整潔、易於修改，儲存量大的特點，利用計算機網路構成上傳下達的檔案的傳送、管理、歸檔和儲存，利用計算機網路收集各類資訊，擴大交流，實行異地辦公;利用計算機對收集到的資訊進行歸類、分析，提高決策的效率和質量;利用辦公自動化，對領導的決策進行跟蹤、監督，及時反饋資訊，使領導及時掌握最新的情況，實現指揮排程的現代化。
綜上所述，辦公自動化系統的建設和應用對提高高校行政管理工作的效率和質量有著十分重要的影響。高校辦公自動化系統的設計與應用，必須在充分細緻調研的基礎上，進行填密的分析，要根據自身的需要，不斷完善系統功能，以保證系統的順利實施和發揮應有的作用。系統的設計與建設還要實事求是，充分開發利用現有資源，根據實際情況循序漸進。高校辦公自動化系統的應用可以大大提高高校辦公效率，也是適應未來辦公發展的必然趨勢，應充分認識到普及辦公自動化系統的重要性和必要性，儘早推廣實施，使高校行政管理邁上一個嶄新的臺階。高校辦公自動化系統的設計與建設必然會對學校的資訊化和管理現代化起到巨大的推動作用。如何充分利用高校校園網資源，改進高校的辦學條件、加快學校資訊化建設，是所有高校今後長期面臨的一個問題。總的來說，高校辦公自動化系統的設計與建設是一項比較複雜的系統工程，不可能一蹴而就。一個學校辦公自動化系統的建設必須在充分調研的基礎上，進行縝密的分析，根據實際需求，不斷完善系統功能，以保證系統發揮應有的作用。
