銷售科工作制度

一、訂貨整理

第一條 當接受的訂貨已確定，必須將客戶的訂單及公司內的生產委託做成四份，一份當做副本備用，其他三份各自交給工務科、常務董事、經管(財務)部。內容包括品名、數量、單價、所需日程、交貨日期、交貨地點、包裝及運送方法等等。

第二條 營業部已確定所有的訂貨時，應將接受訂貨的要項記入訂貨單裡，記錄專案包括生產委託、進行、檢查、交貨及其他經過等等。

第三條 營業部將生產委託單交給工廠部門時，應要求工廠也做好生產工程的工作準備表，並提交一份給營業部。

第四條 採購科應隨時調查原料及材料的進廠情況，並與採購的廠商進行交涉，做好材料進廠的預定表，交給工務科及銷售部門。

第五條 採購科應針對生產委託單及庫存表進行檢查，並與採購的廠商進行交涉，做好材料進廠的預定表，交給工務科及銷售部門。

二、通知書信

第一條 對於交易上的通知，應在一日內迅速發文回覆。

第二條 交易上的回覆書信等，原則上應以印刷或謄寫為主，內記各項要項，寄送給交易客戶。

第三條 已決定接受訂貨的交易資料，應依照客戶分類記入編號，整理為已交貨及未交貨之類。

三、交貨、檢查、配送

第一條 對於已接受訂單的工程，工務科應做好相關的生產日報，使工程的進行程式得以明確，並應於適當的機會，通知給發出訂單的客戶知道。

第二條 當生產接近完成時，應與工務科協議，選擇指定交貨日前的適當日，通知交貨物件。如交貨有遲延之慮時，也應事先通知對方，求得其諒解。

第三條 在進行產品的檢查時，應將結果做成測試成績表等等的相關資料。

第四條 產品的傳送是依倨出貨傳票來進行的，另外，每次傳送貨品時，應將其要項記入傳送登記簿中。

四、銷售額的計算及收款

第一條 在繳交預先產品時，應將交貨單的副本交給會計科。會計科再將這些資料記入銷售賬中。

第二條 如已經從客戶處收取訂金或預付金時，應將此內容也記入銷售賬中。

第三條 財會部門於每月的25日，依據銷售賬的資料算出每位客戶的未付款項明細表(包括前月餘額、本月銷售額、應收賬款)，送交營業經理。

第四條 營業經理可命令各負責人員在應付款項明細表的收款欄中記入預付金，經過調查後，再決定營業部的收款預定額，然後呈報常務董事籤核。

第五條 常務董事應先查閱營業部所呈的收款預定表，如有必要徵求經管經理的意見，則由營業經理做說明後，裁定收款的預定計劃。

第六條 收款業務原則是是由營業部門負責,但有時也可委託經營(財會)部門的人員去進行。

第七條 有關款項的催收是由銷售科負責督促，銷售科必須把相關資料記入收款預定表中。

五、客戶管理

第一條 對於客戶管理,則應依其分類，決定例行月份的拜訪及預定次數。另外，在開拓新客戶方面，應設定每月的開拓預定數，進行有計劃的業務拓展活動。

第二條 在接獲定單時，要特別留意這些方面的首要、次要等工作，儘快設法交涉聯絡，使業務能迅速進行。

第三條 對於舊客戶及新客戶的訂貨及估價，須迅速、祕密地探聽清楚，儘早做好交涉工作。

第四條 對於同行業者的預估內容及出貨實績須經常探究、調查，藉此總結自己在接受訂貨方面難易。另外，也可依此發覺自己在預估上的疏漏原因，藉此修正生產技術及營業方面的缺陷。

第五條 營業部門應就各方面的下列情況，進行廣泛的調查，使各項銷售活動的資料完備，並將資料交給相關人員閱覽。如(1)經濟雜誌及其調查。(2)經濟日報的剪貼整理。(3)工程新聞的記錄等。

第六條 對於舊客戶及預定客戶方面的資料，則應建立客戶資料卡，記錄下列所規定事項，並隨時注意修正其內容：

(1)資產、負債及損益。(2)產品的種類專案、人員、裝置、能力。(3)銷售情況、需求者的情況。(4)付款實績、信用狀況。(5)過去的客戶與交易情況。(6)電話、往來銀行、代表者、負責人員。(7)公司內部下單手續的過程。(8)付款的手續過程。(9)行業的'景氣狀況。(10)組織薪資、人員。

第七條 經常與舊客戶保持密切的聯絡，探尋訂貨情況及其公司的需求，並設法延攬交易。關於以上各項，可於必要時召開研究會或聯誼會，以促進其成。

第八條 舊客戶的經營者或主要負責幹部有慶弔之時，應以適當的贈禮表達敬意。

第九條 在與對方進行交易磋商時，如需一起用餐，提供茶點、香菸時，應適時提供，尤其是外出餐廳的用餐預算，應取得常務董事的認可。

第十條 交易成立時，如需提供謝禮或禮金給斡旋者或相關人員時，應事先取得常務董事的認可。

第十一條 在拓展重要工種交易時，應與相關人員相互協議對策，制定方針計劃，同時需邀請與此有關的物件,設法開拓以前尚未成交的新交易。

第十二條 在拓展交易時可經由舊客戶之手來進行。即委託舊客戶從中斡旋及根據過去彼此之間的交易，設法開拓目前尚未成立的新交易。

第十三條 在進行估價時，應儘快調查情況與事前交涉，有恆心且周密地研究出估價方法，以利進行雙向磋商。

六、廣告、宣傳

第一條 在做廣告時可利用下列各種方法：

(1)營業介紹;(2)目錄;(3)報紙與雜誌的報告;(4)產品照片;(5)廣告卡;(6)問候卡(包括賀年卡);(7)在報紙、雜誌上刊登的要聞。

第二條 在實施前項所列廣告時，應於各年度終了前，制定明年的計劃來執行。但營業介紹、目錄及產品照片則隨時視情況必要時製作。

第三條 營業的內容包括公司的機構、裝置、能力、技術、信用、生產額、營業產品的種類等等。

第四條 較詳細的目錄寄發給大公司、批發商、代理店、較簡單的目錄則寄發給交易較多的客戶或潛在的客戶。如果有交易意願者希望能夠得到目錄時，除了目錄之外，應另附公司的計劃介紹寄送給對方。

第五條 如利用新聞、雜誌媒體者，可將廣告刊登於各大報或相關業界的雜誌。

第六條 廣告信函或問候卡要事先以標準文體印刷好，隨時或有計劃性地送寄給潛在客戶或以往的客戶。

第七條 對於有必要對外廣泛宣傳的特殊產品或工程，應與經濟新聞、業界雜誌等的記者聯絡，將之刊登於世。至於其謝禮則另做考慮。

七、書信的製作及資料整理

第一條 營業書信資料通常包括下列六項：

(1)書信、電報(發文、訂單)，(2)估價單、訂購單、請購單、規格明細單，(3)交貨單，(4)請款單，(5)收據，(6)備忘記錄。

第二條 交易上的發文資料，原則上都須影印並製成副本儲存。另外，發文資料上蓋契印或負責人的印章。

第三條 所有的書信資料，都應編列收受號碼，並記入受信簿中，蓋上收受日期印章。

第四條 處理中的檔案，應依照下列方式加以分類、歸檔：

(1) 估價檔案資料——將交易客戶與自己公司方面的估價資料，依照發生的順序，歸類或存檔。

(2) 訂購資料——依照順序將契約書、請購單歸檔。

(3) 有檔資料。

第五條 參考方面的資料，可按下列分類方式加以整理：

(1)市場資料，(2)成本計算，(3)同業的目錄，(4)交易資料。

八、報告及會議

第一條 營業部必須將每日的活動及業務處理狀況記入日報表，經由科長、經理向總經理提出。

第二條 銷售科應根據每月及上個月訂單量、轉撥餘額、本月接受訂貨的總額、本月的交貨額、生產額、未收款項餘額、各項接受訂貨的產品內容等等製作成月報表，並經由經理稽核後轉呈報告給總經理。

第三條 每月或每月月初，營業部與工廠方面，應召集經理、廠長、科長及其他負責人員舉行生產、銷售聯絡會議。