報告寫作的注意事項

所謂答詢報告，就是指上級對某事項有所垂詢時本級進行答覆所用的一種報告型別。 如某單位承辦了一次大學生演講比賽的協作區複賽活動。賽後，有個別參賽院校和參賽學員對公佈出來的比賽結果不認可，並將其三點存疑之處向總參軍訓和兵種部進行了反映。因此，總參軍訓和兵種部院校教學局就此向該單位進行詢問，並要求就複賽的有關情況作出書面報告。故該單位答覆如下：

關於軍校大學生演講比賽××協作區複賽結果有關情況的報告

總參軍訓和兵種部院校教學局：

×月×日電函悉。現就我協作區軍校大學生演講比賽複賽結果的有關情況報告如下：

一、關於複賽活動的組織情況。此次複賽，我協作區按照本區的院校情況，結合總參核定給我區的決賽指標，給各參賽院校明確了複賽名額：各院校均派4名選手參加複賽。在要求各院校嚴密組織預賽的基礎上，為保證複賽的公平公正，我中心在組織複賽時特別外聘了三所軍地院校的七名資深教授擔任評委，並在比賽時由各院校派出人員擔任統分員。因此，複賽的前期準備是充分的，現場的組織程式是合乎要求而且是正規嚴密的。

二、關於對比賽名次的確認考慮。由於我協作區的參賽院校相對較少，在賽前組織評委召開預備會時，有部分評委提議：鑑於××大學的生源入學質量明顯要高出其餘院校許多，因此比賽結果有可能出現一邊倒集中於該大學的現象。從有利於鼓勵各院校積極參加類似活動以促進學科建設和教學水平提高的角度出發，是否可以適當照顧辦學起點和生源質量較低的院校，使其亦能有選手進入決賽。對此提議，我中心在請示主管領導後，原則上同意在公開比賽的基礎上，如出現優勝者過分集中於某院校，而其餘院校未有選手勝出時給予適當調整照顧，但被照顧者將在勝出選手中*後排名。因此，我中心之所以採納評委建議，完全是從有利於各兵種院校的長期協作、從顧全大局的角度出發給予考慮的。

三、關於對複賽結果的確定情況。從現場比賽的得分情況看，結果與評委們的賽前所料大致相同：在5名勝出者中，前面4名均為××大學的選手。對此，我中心組織評委們進行了討論。會上，評委們意見一致，認為選手的得分並未當場公佈，從比賽的整體情況看，有必要將此結果進行一點小調整，即把××大學的第4名調整到第6名，原第5名調整為第4名，原第6名為第5名。故最終公佈的結果為：在取得決賽資格的5名選手中，前3名為××大學選手，其餘2名分別為××學院和××學院的選手。因此，我協作中心上報教學局的複賽結果，其中固然有從大局出發適當照顧××學院的因素，但同時也是充分尊重評委意見的結果，此外並無他因。

專此報告。

××協作中心辦公室

二○○三年×月×日

這是一份標準型的答詢報告。此報告是××協作中心辦公室在接到上級主管部門電函詢問演講比賽複賽結果後所作的答覆。

從這份報告中，我們可以看出，—份答詢報告，其正文內容構成與一般報告相同，都是由報告導語、報告主體和報告結束語構成。所不同的是，答詢報告較之於一般彙報性、反映性或建議性報告，其特點表現為內容更為集中、單一，篇幅更為短小，而且明顯地帶有較強的時效性，必須在上級來函來電規定的時間範圍內辦結。

因此，在寫作答詢報告的正文時，規範的結構就是分為三部分。

第一部分是正文開頭，也是報告的導語部分。它通常以引敘來函的形式作為行文背景，然後以文種的承啟語作為報告主體內容和開頭之間的連線。如例文中的“×月×日電函悉。現就我協作區軍校大學生演講比賽複賽結果的有關情況報告如下”。這一部分雖然只是使用兩句套話，但它卻是不可或缺的，套話形式下所傳遞的公文資訊在於：第一句話講明答詢的緣由，告知對方本級機關已經全面瞭解了上級的詢問事項和有關要求；第二句話主要是用以表明下面所要敘述的主體內容，完全是根據來電來函中提出的問詢事項進行的回答，這樣就能使受文者快速地進入閱知和處理公文的狀態。

第二部分是正文主體，也是報告的核心部分。這一部分主要是根據上級詢問的問題，具體表述有關的情況及其原因。寫作時，如上級詢問的事項單一，在行文時可以採用篇段合一的形式；如詢問的事項較多，或者詢問的事項雖然不多但要表述清楚卻有一定困難時，則可以採用分層分段或分部分寫作的方式逐一進行陳述。如例文中的主體部分，因為總參院校教學局將反映者的存疑之處在電函中進行了詢問，因此，該協作中心就針對電函中的問題，分三個部分逐一給予回答。這三部分構成答詢報告的主體，既表現了答詢單位對上級所垂詢問題的重視，又體現出了答詢者清晰的寫作思路。

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